PPM: Gestión por Fases y Gestión por Excepción en Proyectos

En muchas ocasiones los proyectos no fallan al finalizar, sino que fallan en su concepción, por eso es tan importante tener una buena metodología con unos buenos 7 Principios. 

Cuando estamos con nuestro proyecto, en muchas ocasiones estamos lidiando y trabajando constantemente y en algunas ocasiones es bueno tener una buena planificación para poder mantener una actitud buena y positiva para poder afrontarlo de la mejor manera posible. Veamos 2 principios importantes de la metodología PRINCE2®, la gestión por fases y la gestión por excepción.

 

Principio 4: La Gestión por fases

Siguiendo estos principios, nos encontramos con uno de los puntos a tener muy en cuenta, el Principio 4 La Gestión por fases, donde el proyecto, dentro de la metodología cuenta con una buena manera de realizar un proyecto o una tarea, “dividiéndolo” en tramos más pequeños y manejables, a los cuales en este caso, le llamaremos fases. Dichas fases de gestión estarán concebidas por puntos de “inspección” o control llevada por la junta de Proyecto, la cual, al finalizar cada fase, evaluará el Business Case y el plan para poder seguir a la siguiente fase, y decidirá en función de dicho estudio si se puede continuar con la siguiente o no. De esta forma podrá controlar mejor y podrá tener más control sobre el proyecto que se está gestionando.

Así que un proyecto en PRINCE2®, se planifica, se supervisa y se controla fase por fase, pero eso sí, solo se hará hasta un nivel de detalle que sea razonable y previsible. Desarrollar un Plan del Equipo detallado a corto plazo y un plan preliminar a largo plazo es un enfoque más efectivo. La gestión por fases ayuda y tiene una serie de ventajas proveyendo así una mejor perspectiva para planificar el proyecto y resuelve la cuestión del horizonte de planificación al:

• Dividiendo el proyecto en una serie de fases de gestión para hacerlo más manejable.

• Creando un Plan de Proyecto de alto nivel y un Plan de la Fase actual detallado.

• Certificando la planificación, delegación y supervisión, controlando el proyecto fase por fase.

 

Principio 5: Gestión por Excepción

Si continuamos con los principios, otro punto fundamental será el Principio 5, la Gestión por excepción. Muchas empresas de todo el mundo utilizan esta estrategia de gestión, dada su importancia ya que está relacionada con la toma de decisiones que debe tomar la dirección de una empresa y esto puede marcar el rumbo de dicha organización y su ventaja competitiva.

Dicha metodología fue planteada por Taylor en el ámbito de la administración de empresas, en donde la inspección y el control se dispone como punto clave con el fin de detectar errores o desviaciones en el menor tiempo posible, y así poder estudiar y examinar las distintas actuaciones necesarias que garanticen la eficiencia del trabajo de la Dirección.

La Gestión por Excepción (o Management by Exception, MBE) establece que los Directivos de las empresas deben dirigir su atención a aspectos o datos excepcionales (o que tiendan a ser excepcionales) que van apareciendo en el control de los diversos procesos de su organización.

Dentro de la metodología, lo podemos relacionar con los componentes como el coste, tiempo, riesgo, beneficios y alcance, ya que el gestor del proyecto podrá utilizar ciertas tolerancias antes de tener que avisar a la junta del Proyecto de una posible complicación, sin tener que transmitir nerviosismo si está dentro de esas “tolerancias admitidas”. Es decir que, si el problema no es muy grande, y está dentro de los límites establecidos no hará falta escalar al siguiente nivel.

En un proyecto PRINCE2, las tolerancias vienen definidas y están establecidas para cada objetivo del proyecto a fin de establecer límites de autoridad delegada. Es decir, que el Project, solo deberá notificar si existen cuestiones que están fiera de su tolerancia.

En PRINCE2 se conocen dichas cuestiones importantes como Excepciones, y permiten el gobierno apropiado al definir responsabilidades bien diferenciadas para la dirección, gestión y entrega del proyecto, al definir con claridad las responsabilidades a cada nivel.

Las responsabilidades se establecen al:

• Delegar autoridad de un nivel de gestión al siguiente al fijar tolerancias para seis objetivos para el nivel del plan correspondiente.

• Fijar controles de modo que si se prevé que se excederán esas tolerancias, se involucre de inmediato al nivel de gestión siguiente para que tomen una decisión sobre la manera de proceder.

• Implementar un mecanismo de garantía de modo que cada nivel de gestión pueda tener confianza en que dichos controles son efectivos.

Esta implementación de ‘gestión por excepción’ prevé un uso muy eficiente del tiempo del personal directivo superior ya que reduce la carga de tiempo de dicho personal sin eliminar su control al asegurar que las decisiones se tomen al nivel correcto en la organización. Es decir que, si todo va bien, no tendremos noticias del Project Manager, solo cuando tenga que entregar como hemos visto más arriba, los informes que debe entregar al final de cada fase.

Como diría Alfred P. Sloan, ejecutivo norteamericano y director de General Motors:
“De todas las actividades empresariales, el 99 por ciento son rutina. El cien por cien puede gestionarse con el uno por ciento de excepciones.”

¿Y tú, gestionas fase a fase?

 

Seguro que quieres saber más sobre proyectos, programas, y porfolios ¿Sabes lo qué son? Si te entusiasma el mundo de la Gestión de Proyectos, Programas y Porfolios (PPM) y quieres formar parte de este grupo ITSM4PPM, no te quedes atrás y vente, es una oportunidad para poder hablar, relacionarte y conocer gente que disfruta de este “mundo”, de la gestión y las buenas prácticas de Gobierno y Tecnología.

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David López Lara
Líder del Grupo de Expertos PPM: ITSM4PPM
Comité de Estándares de la Asociación itSMF España