En anteriores artículos os presentamos 7 TIPS&TRICKS conceptuales para la Integración de Sistemas de Gestión (SIG). Estos artículos van recorriendo cada uno de los aspectos normativos comunes para todos los estándares relacionados con sistemas de gestión:
7 TIPS&TRICKS para la integración de sistemas
⋅ TIP&TRICK 1/7 Comencemos la integración
⋅ TIP&TRICK 2/7 ¿Te atreves a ser un líder integrador?
⋅ TIP&TRICK 3/7 Riesgos Integrados
⋅ TIP&TRICK 4/7 Humanizar los recursos digitales
⋅ TIP&TRICK 5/7 Digitalizar la cadena de valor
⋅ TIP&TRICK 6/7 ¿Caminamos hacia el Propósito, Visión y Estrategia de la organización?
⋅ TIP&TRICK 7/7 Hay una forma de hacerlo mejor, «encuéntrala»
Una vez analizado el plano teórico, tenemos que empezar a establecer un plan de implantación real, no todos los despliegues van a ser iguales, dependerán del contexto de cada organización, su complejidad organizativa, el alcance implicado y su nivel de madurez en la gestión por procesos, entre otros factores.
Podríamos hablar de 3 niveles de despliegue:
- Nivel BÁSICO o Documental: si lo único que queremos es integrar políticas, documentación del sistema y otra información relacionada.
En este caso, al menos contamos con un rol integrador responsable de unificar las actuaciones relacionadas con la gestión documental, como mínimo hemos de conseguir compartir conocimiento para «hablar todos el mismo idioma«, pero sobre todo, conocernos para conseguir esa empatía que permita entender las necesidades y expectativas de cada grupo de interés.
- Nivel MEDIO u Organizacional: en este punto la organización camina hacia una gestión por procesos.
Gestionar por procesos parece fácil pero irremediablemente requiere un cambio cultural en la organización, con la complejidad que ello supone.
Con este nivel de madurez, estamos en disposición de desplegar los requisitos necesarios de cada norma en los distintos procesos de la organización, lo que nos lleva a entender y asimilar la misión de cada proceso, y cómo cada uno de los implicados colabora en su consecución.
- Nivel ALTO o Estratégico: la madurez organizativa permite alinear los procesos con la estrategia, desplegando eficazmente los objetivos y metas estratégicos en los distintos procesos de la organización, nos permite incluso involucrar a terceros (partner tecnológicos, proveedores, clientes, sociedad…) ya que alineamos los servicios subcontratados con nuestra estrategia.
Llegar a este nivel supone que toda la compañía participa en la definición y despliegue de la estrategia corporativa, desde esta perspectiva «todos vamos a una».
Incluso si hemos llegado a este nivel, necesitamos mantener el pulso y no perder las batallas ganadas, ya que es muy fácil volver a caer en silos organizativos si la cultura no se ha arraigado bien, el liderazgo organizacional cambia, o los líderes con poder comienzan a presionar en pro de sus propios intereses.
Pero dejémonos de Teoría y comencemos a poner en marcha la integración
A partir de este artículo teórico, comenzaremos una serie de artículos de índole práctico para ayudaros a pasar a la acción, dirigido principalmente a Organizaciones Digitales.
Quiero recordar que una Organización Digital, según ITIL4, es aquella en la que la tecnología les permite hacer negocios de manera significativamente diferente o hacer negocios significativamente diferentes, en el caso de las administraciones públicas ofrecer mejores servicios al ciudadano
Eso sí, seguiremos con los TIPS&TRICKS ….
- TIP = Exposición de algún Consejo con misión Integradora, basado en buenas prácticas relacionadas (es importante apoyarnos en los distintos marcos teóricos que sin duda nos ayudarán a desplegar nuestros procesos de forma eficaz)
- TRICK = Ofrecerá algún truco basado en la experiencia y la práctica
Una buena integración busca siempre la Sencillez y un correcto despliegue gracias a una cuidada comunicación. La mejora de los procesos relacionados y su eficiencia vendrá de la propia integración, porque sin duda redunda en la reducción de desperdicios.
Y especial atención al concepto Sencillez, que pasa a ser clave, porque cuando integramos, necesitamos que distintos grupos de interés con sus propias problemáticas y “lenguajes” propios de su especialidad, se pongan en común. Buscar disminuir dificultades y complicaciones es sin duda la primera misión del proceso de integración, independientemente del estado de madurez en el que nos encontremos.
Entre todos estamos construyendo ese itSMF España que siempre habías imaginado: plural, transparente, activo e influyente. ¿A qué esperas? Únete a él.
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Rocío Álvarez Moret