PPM: Aprender de la experiencia y roles-responsabilidades

Necesaria es la experiencia para saber cualquier cosa (Séneca). La metodología de gestión de proyectos PRINCE2® establece 7 principios que establecen los fundamentos de este enfoque nuevo. Ponemos el foco en dos de los principios: Aprender de la Experiencia y el de Roles y Responsabilidades.

Principio 2. Aprender de la Experiencia

Como comentaba Franklin P. Jones, la experiencia es algo maravilloso, nos permite reconocer un error cada vez que lo volvemos a cometer.

En muchas ocasiones, la experiencia no es vista como un fracaso, sino por el contrario creo que puede venir a demostrarnos algo. Un desarrollador de interfaces, Brian Reed, comentó que todo está diseñado, pero pocas cosas están bien diseñadas.

En toda una vida, compartimos conocimiento y vivencias, seguramente muchas afines al PPM (Project Portfolio Management), recolectamos vivencias de las cuales podemos recuperar algún concepto de cada una de ellas y nos pueden aportar algo de cada situación como, por ejemplo, las lecciones, que aprenderemos y formarán parte de nuestra experiencia.

Por eso, los equipos de proyectos PRINCE2 aprenden de proyectos previos, de experiencias previas. Las lecciones aprendidas con anterioridad se buscan, se manifiestan y se obra en consecuencia durante todo el ciclo del proyecto, gracias a su gran adaptabilidad a pesar del entorno VUCA en el que estamos inmersos.

Así pues, sabemos que un proyecto es único, lo cual se traduce en que seguramente siempre haya algo nuevo que experimentar, y existan siempre dudas e incógnitas que deberán ser trabajadas e indagadas. Por ello, deberemos tomar la decisión con el equipo de proyecto de ilustrarse, instruirse y aprender de otros proyectos afines o relacionados, que se hayan estado trabajando.

La metodología PRINCE2, instaura de alguna forma y habla de la responsabilidad de que todos los implicados puedan buscar esas lecciones aprendidas y aprender de la experiencia, la cual se impregna en el método a través de los siguientes puntos:

• Al iniciar un proyecto: Se deberían revisar los proyectos anteriores o similares para ver si las lecciones aprendidas se podrían aplicar. Si es la primera vez que el personal de la organización realiza un proyecto de este tipo, es todavía más importante aprender de la experiencia previa y el proyecto debería considerar si solicitar pericia externa

• A medida que el proyecto progresa: El proyecto debería continuar aprendiendo. Las lecciones se deberían incluir en todos los informes y revisiones. El objetivo es buscar oportunidades para implementar mejoras durante la vida del proyecto

• A medida que el proyecto cierra: El proyecto debería comunicar las lecciones. A menos que las lecciones provoquen cambios, sólo son lecciones identificadas (no aprendidas).

Así que la experiencia en la gestión de proyectos es importante y se refiere al tiempo dedicado a planificar, liderar, dirigir y gestionar los proyectos, y hay que saber adquirir experiencia en gestionarlos.

¿Cómo? Aprendiendo de la experiencia través de un proceso de construcción del conocimiento. Puede identificarse como un ciclo de aprendizaje a través de los proyectos. Esto nos ayuda a poder solventar y solucionar distintas situaciones, y estados a través de dicho conocimiento, ya que es una metodología que ha ido evolucionando a través de los años a través de nuevas ideas y técnicas que lo van engrandeciendo, desarrollando y potenciando gracias al proceso de análisis y conceptualización, las cuales son necesarias e indispensables para interiorizar dichos conceptos, habilidades de una manera más eficaz.

Principio 3. Roles y Responsabilidades

Y si hablamos de roles y responsabilidades definidos, podemos decir que todas las personas que están implicadas, deben saber qué hacer y qué esperar del resto, por eso este puede ser uno de los principios que más valor tiene.

El proyecto PRINCE2 deberá tener unos roles y responsabilidades bien definidos y convenidos en una estructura organizativa que cuadre perfectamente con los intereses comerciales de la empresa, de los usuarios y de los proveedores como partes interesadas. Ya que los proyectos incorporan en muchas ocasiones y podrán trabajar con individuos de distintas empresas o de distintos departamentos, es por eso que serán de vital importancia para poder gestionar bien el proyecto.

Tal como describe PRINCE2, todos los proyectos tienen 3 partes partes interesadas primarias que son las siguientes:

• Patrocinadores ‘comerciales’ que endosan los objetivos y aseguran que la inversión comercial tenga una buena relación calidad-precio.

• ‘Usuarios’ que, una vez que el proyecto se ha completado, utilizarán los productos para permitirles obtener los beneficios esperados.

• ‘Proveedores’ que proporcionan la pericia y los recursos requeridos por el proyecto (éstos podrían ser internos o externos).

Dichas partes, deberán estar perfectamente representadas en el Equipo de Gestión del Proyecto así como en la junta de Proyecto, formando una buena estructura de gestión del mismo.

Si te has quedado con ganas de leer más, en artículos posteriores hablaremos del resto de principios de la metodología, así que estate atento al resto y cada uno de los  7 Principios.

¿Y tú, utilizas aprendes de la experiencia?

El buen juicio nace de la buena inteligencia y la buena inteligencia deriva de la razón, sacada de las buenas reglas; y las buenas reglas son hijas de la buena experiencia: madre común de todas las ciencias y las artes (Leonardo Da Vinci).

 

¿Quieres saber más sobre proyectos, programas, y porfolios? ¿Sabes lo qué son? Si te entusiasma el mundo de la Gestión de Proyectos, Programas y Portfolios (PPM) y quieres formar parte de este grupo ITSM4PPM, no te quedes atrás y vente, es una oportunidad para poder hablar, relacionarte y conocer gente que disfruta de este “universo”, de la gestión y las buenas prácticas de Gobierno y Tecnología.

Entre todos estamos construyendo ese itSMF España que siempre habías imaginado: plural, transparente, activo e influyente. ¿A qué esperas? Únete a él.

¡Te esperamos!

 

David López Lara
Líder del Grupo de Expertos PPM: ITSM4PPM
Comité de Estándares de la Asociación itSMF España

 

Referencias.  Los 7 Principios de PRINCE2:

➊ Justificación Comercial Continua
➋ Aprender de la Experiencia
➌ Roles y Responsabilidades
➍ Gestión por fases
➎ Gestión por excepción
➏ Enfoque en los Productos
➐ Adaptación para corresponder al entorno del proyecto.