¿Por qué, por qué…? Los domingos por la tarde me abandonas por el PPM

Empezamos febrero de la mejor manera posible con otro artículo. Y vamos a seguir con los temas relacionados con la gestión de carteras de proyectos (PPM) que es la gestión centralizada de los proyectos dentro de una empresa donde los diferentes proyectos o programas se gestionan internamente con un mismo lenguaje, y en un mismo espacio al cual se le llama cartera o porfolio, con el fin de poder administrar y revisar los distintos recursos de los que disponemos para poder proceder a la admisión de posibles proyectos potenciales y su aceptación para posteriormente incorporarlos a la cartera , asignándoles así sus gestores de proyectos.

Me gustaría que fuéramos repasando a través de esta experiencia, como siempre existe un camino, un mejor camino por el que caminar, imaginemos que tenemos la posibilidad de coger un camino recto, sin muchas piedras, fácil de seguir ya que están marcadas sus líneas,… o podemos coger un camino angosto, lleno de curvas y con dificultad para ver como sigue.. que harías? Seguramente si lo que necesitas es poder llegar al final del camino de la mejor manera posible, cogerías el que mejor te puede venir, el primero, y como dijo Voltaire, la suerte es lo que sucede cuando la preparación y la oportunidad se encuentran y se fusionan. Y ¿por qué digo esto? Porque seguramente nos pasaría lo mismo a la hora de elegir la mejor metodología para la gestión.

¿Y qué decir de la formación? Pues de igual forma que poder tener una buena herramienta para cada caso, la formación es cada vez más importante para poder desarrollarse en cualquier área y sobre todo en lo que se refiere a la gestión de proyectos. De hecho, es un requisito que últimamente las organizaciones prestan mucha importancia y especial atención en los procesos de selección de personal.

Los proyectos, demandan a su vez conocimientos más especializados y por ende se valora y suelen haber profesionales de la gestión y para la gestión de cada área. El Project Manager debería ser flexible y adaptable, capaces de poder gestionar varios proyectos de disciplinas diferentes sin que ello suponga ningún problema, ya que la esencia del mismo es poder adaptar en esencia la habilidad de poder llevar varios equipos multidisciplinares. Y como cada empresa y organización es diferente de puertas hacia dentro, en clasificación, en estructura, en cultura y en actividad, cada una de ella deberá entender y optar por aquel método de captura y transferencia de conocimiento que mejor se adapte y ayude a su desarrollo.

Por esa parte podemos decir que, también tenemos que saber diferenciar entre gestión, dirección y ejecución. Como dijo Peter F. Drucker, la gestión es hacer las cosas bien; el liderazgo es hacer lo correcto. Y dentro de la gestión de proyectos podemos trabajar dentro del sector industrial, del sector Arquitectura o del Sector TIC.

Y dentro de este mundo del PPM, existen distintas metodologías, como hemos ido analizando en otros artículos ya que nos encontramos a muchas organizaciones que trabajan con grandes inversiones en programas y proyectos en un entorno muy complejo y cambiante en el que deben adaptarse de la mejor forma posible y realizar los posibles cambios en todo momento, por lo que hay que ser ágiles. Por ello, el Project management ayuda a poder trabajar dentro de este entorno lleno de cambios e incertidumbre, dentro de las empresas, las cuales están prosperando y progresando gracias a la implantación de los porfolios, programas y proyectos y las distintas metodologías con las que poder conseguir sus objetivos estratégicos, obteniendo así la entrega de beneficios del programa y ejecutar los resultados de los proyectos.

Y para acabar decir, que en muchas ocasiones podemos acabar mal interpretando la propi apalabra, Project Management, podemos incluso enfocarlas de modo parecido, pero como hemos visto en anteriores artículos, debemos saber distinguir las terminologías entre Dirección Gestión y Ejecución para no caer en el error.

Lo que si sabemos es que gracias a estas metodologías y esta gestión de los proyectos, programas y portfolios, podemos intentar solventar los distintos problemas que nos estamos encontrando a la hora de gestionarlos, ya que no existe un vocabulario común para tratarlos, no existe una gestión eficaz tanto del ciclo de vida o su integración con la inversión y la rentabilidad. Hay un entorno colaborativo mal identificado que no gestiona los posibles riesgos, e incluso tenemos los equipos dentro de los proyectos o programas totalmente desorientados.

Así que empezamos el año, con más ganas que nunca y vamos a ir tratando diferentes temas y puntos de vista relacionados con la herramientas más adecuada a utilizar en cada momento, para poder beneficiarnos de las nuevas oportunidades que nos vamos encontrando gracias a la utilización de las diferentes metodologías y estándares y buenas prácticas, dependiendo en cada momento de loque necesitemos adaptándonos a las distintas necesidades de la organización. El Project portfolio Management consigue centralizar los planes de proyectos y los procesos de gestión para mejorar la administración de proyectos múltiples dentro de la empresa y su gestión debe ser una parte integral de rutina de la gestión empresarial y la orientación estratégica donde poder identificar el propósito y los beneficios en relación a dichos objetivos.

Lo que se pretende es poder maximizar los beneficios de las empresas a través de los distintos proyectos y programas que se van realizando, utilizando los recursos necesarios y óptimos para cada uno de ellos, de tal forma que se puedan convenir y concordar con los objetivos de la organización. El PPM es una herramienta muy valiosa que logar el equilibrio a través de la centralización, la monitorización y el análisis el alcance del proyecto  junto con sus objetivos. Y busca unos beneficios tales como:

• Mejor toma de decisiones.
• Mayores tasas de éxito.
• Mayor rendimiento.
• Priorizar proyectos de alto valor.
• Gestión del cambio organizacional.
• Incorpora gobierno en la gestión de proyectos
• Claridad del pensamiento global
• Mejorar la capacidad de gestión de recursos
• Aporta mayor agilidad
• Mejora del ROI.
• Alineación de objetivos estratégicos y proyectos

Si quieres saber más sobre el PPM, y te has quedado con ganas de leer más, síguenos en nuestros siguientes artículos.

Si te gustan los proyectos, programa, y porfolio, y ¿te gustaría saber lo qué son? Únete y forma parte de este grupo ITSM4PPM, es una oportunidad para poder conocer, hablar y relacionarte con gente que disfruta de este “mundo”, de la gestión y las buenas prácticas de Gobierno y Tecnología.

Te esperamos,

David López Lara

Leader del Grupo de Expertos PPM del Service Management Institute SMI®