Thursday, September 29, 2022
Asociación Sin Ánimo de Lucro de Difusión de Buenas Prácticas de Tecnología itSMF España


Los 7 Principios a tener en cuenta del Proyecto.

By Equipo itSMF España , in Artículo , at 27/01/2022 Etiquetas: , , ,

imagen PPMComo dijo Groucho Marx “Estos son mis principios. Si no le gustan tengo otros”. Empezamos el año con fuerza y desde el año pasado, hemos conversado y hemos estado compartiendo conocimiento de diferentes puntos relacionados con PPM, subiendo nuestras pulsaciones dentro de la gestión de portfolios, programas y proyectos dentro de esta nueva era de rápida transformación.

Tenemos la oportunidad de poder adelantarnos a estos cambios y gestionar de la mejor manera posible las amenazas que nos encontramos, transformándolas en nuevas oportunidades gracias a la aplicación de las diferentes metodologías que utilizamos en la Dirección y Gestión de proyectos (el Project Management) para poder obtener así los mejores resultados.

Pero también hemos visto que hay vida más allá del proyecto, donde podremos obtener una buena entrega de beneficios a través de los Programas para que así perduren en el tiempo, como estructura organizacional temporal y flexible subiendo otro escalón y llegar gracias a la gestión del Portfolio, a la alineación de los objetivos estratégicos pudiendo hacer los cambios necesarios para ello, entregando programas y proyectos y coordinando estos métodos y procesos de forma ágil y activa . Y como no, hablamos de la diferencia entre Dirección, Gestión y Ejecución, lo cual, nos ayuda a poder adoptar y utilizar la mejor herramienta en cada momento a través de las distintas metodologías de transformación organizacional y Gestión del cambio.

Así que en éste recorrido virtual, hemos visto el mundo PPM desde diferentes puntos de vista, pero volviendo al Project Management, vamos a recordar también una parte fundamental que sin duda es un gran inexplorado y desconocido y que, desde Itsm4PPM, queremos darle la importancia que tiene ya que son parte fundamental dentro de este mundo más “a service”, como son las oficinas, las cuales serán esenciales y primordiales dado que son una estructura de recursos temporales o permanentes, necesarias para la prestación de servicios y que tendremos que evaluar para asumirlas en la organización para ver sus posibles ventajas y como poder gestionarlas mediante las distintas metodologías y de las cuales iremos hablando durante los próximos meses.

El Project Management, es un método de gestión de proyectos el cual se puede aplicar a cualquier proyecto de cualquier tamaño y cultura dentro de la organización, para examinar, gestionar, vigilar y controlar el alcance, la calidad, los costes, los beneficios, los riesgos, y para ello existe una como hemos comentado que trabaja dicha gestión a través de procesos, a partir de los ➐ PTP (Principios, Temáticas y Procesos)…

La Metodología Prince2.

Prince2, es un método que gestiona los proyectos, y su propósito es proporcionar un método de gestión que es sobre todo adaptable a cualquier organización como iremos viendo en artículos posteriores y ello es aplicable y posible gracias a sus ➐ Principios (los cuales tienen sus plataformas a través lecciones aprendidas de proyectos anteriores, aportando y contribuyendo así a  un marco de buenas prácticas y son de carácter obligatorio).

La base de estos ➐ Principios son:

Justificación Comercial Continua

Aprender de la Experiencia

Roles y Responsabilidades

Gestión por fases

Gestión por excepción

Enfoque en los Productos

Adaptación para corresponder al entorno del proyecto.

Un buen proyecto tiene que tener un buena ➊ justificación comercial  de manera seguida y duradera y para ello tiene que existir un motivo que lo justifique para poder iniciarlo (para ello se realizará un Business Case). Además dicha justificación deberá ser válida durante todo el proceso de la vida del proyecto y tendrá que estar documentada y aprobada para impulsar que el proyecto esté alineado con los objetivos comerciales y los beneficios que se esperan de ellos.

Y todo ello, se hace a través del ➋ aprendizaje a través de la experiencia, tales como lecciones aprendidas y a través de la propia experiencia impregnada en el método de proyectos análogos y afines anteriores donde se pueda sacar un aprendizaje común para poder aplicarlo a los siguientes. Por ello durante la vida del proyecto será importante seguir aprendiendo y documentando todos los informes, revisiones y acciones con el fin de proporcionar nuevas oportunidades que puedan ayudar a efectuar mejoras e implementarlas.

Por eso, todos los proyectos que utilizan esta metodología deben tener unas ➌ responsabilidades y unos roles detallados, concretados y definidos para que puedan coincidir con las partes interesadas, los usuarios (los cuales utilizarán los productos una vez finalizado el proyecto para así obtener los beneficios esperados), los proveedores ( los cuales ayudarán a través de recursos de forma interna o externa) y los propios intereses de la organización dentro de una estructura organizativa.

Y todo ello se realizará a través de una buena ➍ Gestión por fases, ya que un buen proyecto, se debe poder supervisar, planificar y controlar fase por fase hasta un nivel de detalle que pueda ser predecible y previsible de tal forma que se pueda desarrollar también un Procedimiento del Equipo a plazo corto así como un Plan más preliminar a largo para que sea más eficiente, práctico y efectivo, fraccionando el proyecto en distintas fases de gestión para delegar, planificar, supervisar y poder controlar el proyecto. Lo único que se necesita es que haya al menos dos fases de gestión, como por ejemplo una fase de inicio y una de gestión adicional.

Y siguiendo con estos principios, no se nos puede olvidar uno de los que creo, es de los más importantes, la ➎Gestión por Excepción. Esta parte es fundamental, ya que un proyecto tiene unas tolerancias que se definen para cumplir cada objetivo del proyecto, proporcionando así unos límites de autoridad que quedan delegadas, permitiendo así una gestión apropiada definiendo para la gestión, dirección y entrega del proyecto diferentes responsabilidades para cada uno de los niveles. Esta forma de trabajar ayuda a asumir la madurez y a mejorar la efectividad del tiempo del directivo, ya que solo se le avisa cuando es necesario, sin dejar eso sí, de controlar el proyecto ya que las decisiones se toman en el nivel correcto de la organización al fijar distintos controles de tal forma que solo si se vaticina que se van a exceder esas tolerancias, es cuando se avisa para que el siguiente nivel de gestión actúe, garantizando así un mecanismo que aporta una garantía sobre la efectividad de los controles.

Para ello, el proyecto también deberá centrar su atención en el ➏enfoque de los Productos, a través de la definición y entrega de dichos productos, enfocándose en las exigencias de calidad ya que un proyecto que quiera tener éxito deberá estar conducido y encaminado a los resultados, no a las actividades, detallando los productos previamente a las actividades necesarias para producirlos. Y el acumulado de productos definirán el alcance del proyecto que facilitará la base para el control y la planificación.

Y para finalizar, como parte relevante será la ➐adaptación al entorno. Si algo tiene interesante y fundamental esta metodología es que se adapta al tamaño, entorno, capacidad, complejidad e importancia del proyecto, ya que si no fuera así, no sería adecuado para las necesidades del  propio proyecto. Gracias a la adaptabilidad, nos aseguramos que los distintos controles del mismo se basen en el tamaño, importancia,…y certificarnos y asegurarnos que dicha metodología de gestión se relaciona con el entorno y la naturaleza del proyecto. La Adopción y Adaptación que tiene dicha metodología, hace que se pueda implementar y adaptar a las distintas organizaciones, adaptando cada uno de los elementos tratados en cada proyecto, teniendo así el control necesario y adecuado.

Si te has quedado con ganas de saber más, en artículos posteriores iremos desarrollando el resto y cada uno de los ➐PTP.

¿Has oído hablar sobre proyectos, programa, y porfolio? ¿Sabes lo qué son? Tanto si eres profesional como si te apasiona el mundo de la Gestión de Proyectos, Programas y Portfolios (PPM) y quieres formar parte de este grupo ITSM4PPM, no te quedes atrás y entra, es una oportunidad para poder conocer, hablar y relacionarte con gente que disfruta de este “mundo”, de la gestión y las buenas prácticas de Gobierno y Tecnología.

¿Y tú, utilizas estos principios? Te esperamos,

David López Lara

Team Leader Grupo Expertos itsm4PPM

Comité de Estándares de itSMF España.

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