Buenas prácticas en la gestión de proyectos con PRINCE2®
Para la gestión de proyectos se han desarrollado diferentes metodologías y recomendaciones, algunas más extendidas en EEUU, otras en la Unión Europea, unas basadas en la planificación predictiva, otras en productos, otras en agilidad, etc. Cada día van evolucionando y adaptándose a las necesidades del momento, la realidad actual es cambiante y evoluciona a ritmos vertiginosos, especialmente en el mundo tecnológico.
En este artículo hablamos de PRINCE2® e intentaré resumir en qué se basa y cómo su aplicación puede ayudarte en tu organización a gestionar proyectos de manera eficiente. Y además te proporcionará la base que te permitirá avanzar hacia la gestión de programas y de portfolios, ya que está alineada con la metodología P3O® Proyectos, Programas y Porfolios.
Empecemos por saber que es un proyecto, ya que es un concepto que no está tan claro dentro de las empresas, y se puede y suele confundir con el Business as usual. La definición de proyecto de PRINCE2® es una organización temporal que se crea con el propósito de entregar uno o más productos comerciales de acuerdo con un Business Case acordado.
Y qué es la gestión de proyectos?, Se trata de la planificación, delegación, seguimiento y control de todos los aspectos del proyecto y la motivación de los involucrados, con el fin de lograr los objetivos del proyecto dentro de las metas de desempeño establecidas para la duración, costo, calidad, alcance, beneficios y riesgos.
PRINCE2® es una metodología de gestión de proyectos, acrónimo de PRojects IN Controlled Environments. Es una metodología genérica, que aplica a todo tipo de empresas y proyectos, basada en lecciones aprendidas de proyectos pasados, que te guía en el “cómo lo hago” para que puedas centrarte en la gestión y no en cómo hacer la tarea o trabajo.
PRINCE2® es una metodología de gestión de proyectos basada en 7 principios, que a su vez se centra en 7 temáticas aplicadas a través de 7 procesos.
Empezamos por los principios, que son de obligado cumplimiento, es decir si no se aplican todos, no se está manteniendo la filosofía Prince2, son los siguientes:
- Justificación continúa: El proyecto debe mantener la justificación de forma continua. Tiene un motivo justificable para iniciarlo y se debe mantener durante la vida del proyecto.
- Aprender de la experiencia: Los equipos aprenden de experiencias previas, lo que permite tener en cuenta errores de proyectos previos similares.
- Roles y responsabilidades definidos: Involucra desde el inicio a todas las partes interesadas, usuarios, proveedores y patrocinadores, disponiendo de una jerarquía organizativa clara.
- Gestión por fases: El proyecto se planifica, supervisa y se controla fase a fase. Se realiza una planificación exhaustiva a corto plazo y una planificación general a largo plazo (que se ajustará en detalle según se acerque el inicio de la fase).
- Gestión por excepción: Establece límites o tolerancias para cada objetivo del proyecto, estableciendo límites de autoridad delegada. Cuando se superan estos límites, se escala al nivel superior para que se tome una decisión. Se establecen límites para coste, tiempo, calidad, alcance y beneficios de un proyecto.
- Enfoque en los productos: Se centra en la definición y entrega de productos. Todos los implicados definen el producto y lo aceptan según los criterios establecidos.
- Adaptación: Para el éxito del proyecto, es fundamental que la metodología se adapte al entorno, tamaño, complejidad, importancia, capacidad y nivel de riesgo del proyecto.
Respecto a las temáticas, PRINCE2® se basa en gestionar, evaluar y controlar los siguientes 7 aspectos:
Y por último sus 7 procesos, los cuales describen las actividades, documentación y etapas específicas de un proyecto y quién es responsable de cada una de ellas.
Desde mi experiencia, las principales ventajas de implantar una gestión de proyectos basada en PRINCE2®, y lo que hace que me decante por ella, son las siguientes:
- Se puede aplicar a cualquier tipo de proyecto y a cualquier tipo de organización.
- Tiene una estructura definida de roles y responsabilidades, autoridad delegada y canales de comunicación establecidos.
- Está basado en productos, quedando claro qué va a entregar el proyecto en todos los implicados en el mismo.
- Todo cambio sobre el producto aprobado, debe ser aprobado por todas las partes y documentado.
- Permite que la fase de entrega o el desarrollo de los productos se pueda gestionar con metodologías ágiles.
- Las partes interesadas están debidamente identificadas, implicadas y representadas desde el inicio al final del proyecto.
- Está ampliamente extendido en Europa y es conocido por un gran número de profesionales.
- Está integrada y alineada con la metodología P3O®, oficinas de proyectos, programas y portfolio.
Responsable del Comité de Murcia de itSMF España