Como optimizar tu tiempo haciendo una buena gestión de las reuniones

«Tengo que mirar la agenda para ver si tengo un hueco» … Esto en muchas ocasiones es el día a día en nuestro trabajo debido a la inmensa cantidad de reuniones que tenemos en el calendario

Una encuesta reciente reveló que el 49% de los directivos sentían que perdían el tiempo como mínimo tres horas a la semana en reuniones. Y el 21% creía que 4 de 5 reuniones eran una pérdida total de tiempo.

Cuanto mayor es la responsabilidad  de tu cargo a más reuniones tienes que asistir: diecisiete horas a la semana si eres un alto ejecutivo.

Y sin embargo todos sabemos que no se puede prescindir de las reuniones.  Las reuniones forman parte de la gestión. Son el corazón de cualquier organización y, queramos o no, las reuniones productivas dejan a todos un sentido de propósito y alineamiento, mientras que las reuniones estériles dejan a todos desmotivados, irritados y contrariados.

Si lo pensamos bien, una reunión es a menudo el único tiempo que el equipo completo está unido. Y en equipos virtuales, trabajando desde distintas localizaciones, de diferentes zonas horarias o diferentes países, a menudo es el único lugar donde el líder es visto como un líder en lugar de la persona a la que normalmente reportas. Si se percibe que se está perdiendo el tiempo, la figura del líder pierde credibilidad así como la organización que la puso ahí. Pero lo peor es que personas que lideran ese tipo de reuniones no llegan a aprender de la experiencia.

La buena noticia es que la ejecución de las reuniones es una habilidad enseñable, y se puede aprender.

De hecho es una técnica con algunos elementos clave que los expertos nos recomiendan seguir

Mi experiencia personal en reuniones de seguimiento de proyecto se basa en que es muy importante tener una agenda, y hacerla llegar a tiempo a los interesados. Asimismo asegurarse de contar con los medios necesarios y lo que es más importante y evidente: que haya una implicación de cada uno de los integrantes en el objeto de la reunión: cada integrante debe tener una misión o interés en la misma.

Detalles como llegar con antelación y reservar un tiempo disponible al final de la misma a atender individualmente a dudas, comentarios o solicitudes de cualquiera de los miembros de la misma.

Fijar la hora de inicio, lugar y duración de la misma y que sea puesta en conocimiento de todos, así como quiénes serán los integrantes y responsabilidad dentro de la organización.

Bajo la experiencia, las reuniones son más productivas cuando son menos numerosas, siempre y cuando las personas convocadas tengan la suficiente solvencia para poder delegar en sus respectivos equipos y puedan resolver/plantear las dudas con garantía de ser resueltas.
Reconducir la reunión en caso de que aparezcan temas que no vengan al caso o se formen grupos de conversación paralelos al hilo principal es una actuación importante a realizar en caso de que aparezca esta situación.
Obtener unos puntos claros y acciones a realizar relacionando quién ha de llevarlas a cabo y una estimación de cuándo debería estar completada, y hacerlas llegar en modo de acta lo antes posible es un buen hábito a la hora de garantizar la máxima eficacia de una reunión.

Ante salidas de tono o integrantes imprevistos se deberá resolver la situación de la mejor manera posible, incluso proponiendo aplazar la reunión hasta que la situación se normalice y se aclare.

Este es un buen propósito para el año nuevo que comienza, ¿te atreves a ponerlo en práctica?

Desde aquí despedimos este 2020, os deseo a todo el mundo muy feliz navidad y próspero año 2021.

Victoria Zafra Muñoz

Responsable del Comité de Córdoba de itSMF España