Quien no esté dispuesto a vivir ➐ PROCESOS no alcanzará propósitos
Como diría Karl Marx, “el mundo no es un complejo de formas acabadas, sino de Procesos”. Seguimos hablando del Project Management, y sus fundamentos. Como hemos estado viendo existen diferentes metodologías para poder gestionar los proyectos en nuestras organizaciones de manera controlada, como por ejemplo con Prince2 (PRojects IN Controlled Enviromets, o Proyectos en entornos controlados), la cual, es un acercamiento basado en procesos para poder gestionar cualquier tipo de proyecto. Una de las principales características que tiene es que define una estructura organizativa específica para los equipos de gestión de proyectos y enfoca la justificación desde el punto de vista del posible negocio, centrándose en la división del proyecto en fases manejables y su planificación está enfocada al producto, siendo totalmente adaptable como hemos visto en artículos anteriores según las necesidades específicas del proyecto.
Además, comprende y percibe, un conjunto de ➐ Principios, los cuales son un conjunto de “temas de control”, unas guías de orientación para el ajuste y la adecuación del método al entorno real del proyecto, así como la definición de los ciclos de vida. Dichos temas de control no son más que los aspectos de la gestión que tendrán que ser abordados durante todo el ciclo de vida del proyecto ya que facilitarán y aportarán la ayuda y el camino sobre como deberán realizarse dichos procesos. De alguna manera estos temas, Detallarán como poder establecer esas líneas bases para el control de beneficios, alcance, riesgos, costes y plazos y cómo el equipo podrá monitorizar y controlar el trabajo durante el avance del mismo. Así que de alguna manera proporciona un modelo basado en procesos para la gestión del proyecto (como se muestra en la figura), el cual es un conjunto de actividades que se necesitan para dirigir, gestionar y entregar el proyecto.
Modelo de procesos de PRINCE2 (Fuente: AXELOS)
Hay una frase de Carey Lohrenz que dice que “La mayoría de las personas no quieren ser parte del proceso, solo quieren ser parte del resultado. Pero el proceso es donde descubres quién merece ser parte del resultado”, por eso, en artículos anteriores hemos hablado de las ➐ maravillas del Proyecto (PTP- Principios, temáticas y Procesos). Dentro de la gestión de Proyectos, vimos los ➐ Principios, que son de carácter obligatorio y adquieren sus bases de las lecciones aprendidas de proyectos anteriores. Repasamos dentro de la Gestión las ➐Temáticas, las cuales describen los distintos ámbitos del proyecto que deberán gestionarse de forma permanente, durante toda la duración del proyecto y hoy vamos a hablar de los ➐ PROCESOS a tener en cuenta del Proyecto.
El Como hemos visto, los Prince es un enfoque de gestión de proyectos el cual está fundamentado en procesos, dichos procesos son un proceso organizado de actividades que están planteadas y creadas para lograr un objetivo específico, cogiendo uno o más aportes detallados para convertirlo en resultados finales y definitivos. Para ellos existen ➐ Procesos, que van a proporcionar el conjunto de actividades necesarias con las que podamos dirigir, gestionar y entregar que con éxito un proyecto.
Modelo de procesos de PRINCE2 (Fuente: AXELOS)
Estos Procesos son los siguientes:
➊ Puesta en Marcha
➋ Dirección de un proyecto
➌ Inicio de un Proyecto
➍ Control de una fase
➎ Gestión de Entrega de Productos
➏ Gestión de los límites de Fase
➐ Cierre del Proyecto
Dentro de estos ➐ Procesos, el de ➊ Puesta en Marcha es fundamental ya que tiene el propósito de asegurar que se hayan implementado todos los prerrequisitos para el inicio de un proyecto al responder a la pregunta,
¿Tenemos un proyecto viable y que además merezca la pena?
Tenemos que tener en cuenta, que no deberemos empezar ningún proyecto hasta que no se haya definido lo suficiente, de tal forma que podamos tomar la mejor decisión de manera racional para poder autorizar y permitir el encargo del mismo, una vez se hayan asignado los roles, así como las responsabilidades principales y además existan fundamentos para una planificación detallada y financiación para su desarrollo. Es decir que dicho proceso será muy importante, ya que nos ayudará a decidir si se inicia el proyecto o por el contrario se decide no proseguir con él (ya que pueden estar mal concebidos).
Luego veremos tenemos la ➋ Dirección de un proyecto, cuyo propósito es la de permitir que la junta del proyecto sea la responsable del éxito del proyecto, ya que es la parte que va a tomar las decisiones más importantes y va a asumir el control general, delegando la gestión diaria al Project Manager, por lo que tendrán unos objetivos a seguir, pero este proceso comenzará al terminar la puesta en marcha del proyecto y se activará con la solicitud de ➌ Inicio de proyecto como iremos viendo, el cual tiene también el propósito de implantar y establecer las bases sólidas para el proyecto. De alguna forma ayudará a la organización a entender el trabajo que se va a realizar para entregar los productos del proyecto, antes de comprometerse en un gasto, así que deberá asegurarse que exista una compresión del alcance, de cómo se van a identificar los y evaluar los riesgos, quien participará en la toma de decisiones,…ya que buscará que el proyecto tenga éxito y para ello todas las partes tendrán que tener claro cómo se tiene que lograr y establecer un compromiso hacia el mismo.
Así pues, para que podamos seguir con estos procesos, tendremos también en cuenta el ➍ Control de las fases, cuyo propósito será la de asignar el trabajo que se va a realizar y hacer un seguimiento del mismo, responder a las posibles cuestiones que puedan aparecer, informar a la junta de Proyecto, sobre cómo va el proyecto y si en algún caso fuera necesario rectificar alguna medida para que la fase pueda seguir dentro de las tolerancias permitidas, tomar la decisión de hacerlo, asegurando la atención en la entrega asñi de los productos de la fase. Para ello trabajaremos con la ➎Gestión de Entrega de Productos, el cual tiene el propósito de controlar la ligazón entre el Project Manager y el/los Team Manager(s), a través de establecer requisitos formales para después poder aceptar, ejecutar y entregar el trabajo del proyecto, de tal forma que cada Team Manager pueda coordinar un área de trabajo, desde la cual llevará a cabo la entrega de uno o más productos. (pueden formar parte de la organización o ser externos). Es decir que el Project Manager, tendrá el control de un Fase y el Tema Manager de la entrega del producto.
Por ello, tendremos que tener en cuenta también el Proceso de ➏ Gestión de los Límites de Fase, ya que gracias al mismo, la Junta de Proyecto recibirá la información necesaria por parte del Project Manager para que se pueda repasar y analizar el desarrollo adecuado de la fase actual de manera satisfactoria, aprobar el plan para la siguiente fase, revisar el Plan del Proyecto actualizado corroborar que la justificación comercial continua sigue siendo aceptada y los riesgos siguen estando aceptados y controlados. Dicho proceso se debe realizar cuando se esté acabando el final de la fase de gestión que se esté llevando a cabo. Si en algún momento el proyecto no se está desarrollando según lo establecido, se deberá responder con un informe de Excepción (por ejemplo, cuando pronostiquemos o vaticinemos que el proyecto puede sobrepasar algunas de las tolerancias que hemos definido del proyecto o de la fase, y será la Junta de Proyecto, la que podría decidir si tenemos que volver a planificar dicha fase o Proyecto.
Una vez realizado estos pasos llegaremos al proceso de ➐ Cierre del Proyecto, el cual proporcionará la aprobación y conformidad del producto del proyecto, reconociendo que se han alcanzado los objetivos que se establecieron en el Inicio del Proyecto o que el proyecto ha acabado porque no tiene nada más que ofrecer. Es decir que atestiguará y certificará que se ha realizado lo necesario para dar respuesta a todas las cuestiones y evaluar todos los beneficios ya materializados. Como sabemos una de las características de un Proyecto Prince2 es que es finito, es decir que cuenta con un inicio y un final y aquí es el momento en el que se transfiere la propiedad de los productos al cliente.
La vida es cuestión de procesos, tienes que superar uno tras otro y cuando los terminas, vienen nuevos desafíos ¿Y tú, quieres empezar nuevos desafíos? Te esperamos,
Seguro que has oído hablar sobre proyectos, programa, y porfolio… pero ¿Sabes lo qué son? Si te apasiona el mundo de la Gestión de Proyectos, Programas y Portfolios (PPM), o eres profesional y quieres formar parte de este grupo ITSM4PPM, no te quedes atrás y únete. Es una oportunidad para poder conocer, hablar y relacionarte con gente que disfruta de este “mundo”, de la gestión y las buenas prácticas de Gobierno y Tecnología.
La vida es cuestión de procesos, tienes que superar uno tras otro y cuando los terminas, vienen nuevos desafíos ¿Y tú, quieres empezar nuevos desafíos? Te esperamos.
David López Lara
Team Leader del Grupo de Expertos ITSM4PPM