ManageEngine: ITSM y gestión de espacios físicos, una necesidad en el trabajo híbrido

A medida que las economías se abren poco a poco, se hace más evidente que el modelo de trabajo híbrido ha llegado para quedarse para un número cada vez mayor de organizaciones. Esto ha aumentado la necesidad de tener colaboración interdepartamental entre el equipo de TI y el equipo de servicios generales, también conocido como “instalaciones”. En este artículo se profundiza en los detalles.

En la época anterior a la pandemia, los equipos de TI de varias organizaciones dependían de servicios generales para el mantenimiento de los activos del lugar de trabajo, como impresoras, proyectores y monitores. En muchas organizaciones, el equipo de instalaciones fue incluso fundamental para albergar los activos abandonados en el lugar de trabajo cuando los empleados se vieron repentinamente obligados a trabajar a distancia en 2020.

Sin embargo, los equipos de servicios generales dependían de herramientas heredadas y dispares, y a veces ni siquiera tenían una herramienta para gestionar sus procesos. Básicamente, sus funciones estaban desvinculadas de otros procesos críticos para el negocio.

Ahora, con la llegada de las políticas de trabajo híbrido, los empleados tienen la flexibilidad y la comodidad de elegir dónde trabajar. Esto plantea muchos retos a los equipos que prestan servicios, como los de: TI, RR.HH., servicios generales y jurídico.

Dada esta interoperabilidad preexistente entre TI y servicios generales, estos dos equipos deberían ser capaces de intercambiar datos y flujos de trabajo de interfaz para crear una experiencia armoniosa para los empleados.

Con el modelo de trabajo híbrido, la interoperabilidad aumenta y los TI tienen que trabajar en conjunto con el persona de servicios generales más que nunca. He aquí tres razones para ello:

1. Gobernar los privilegios de acceso físico en función del espacio de trabajo

Con la población fluctuante de empleados en la oficina en el modelo híbrido, los espacios de trabajo suelen estar infrautilizados. Para reducir el derroche de servicios y los gastos de mantenimiento, los equipos de instalaciones suelen modificar los espacios de trabajo para adaptarlos a la afluencia de público.

Por lo tanto, el equipo de servicios generales debe mantener informados a los de TI sobre qué zonas de las instalaciones de la oficina están ahora clasificadas y tienen un acceso físico controlado. Esto ayuda a los equipos de TI a mantener seguras las redes localizadas y los activos dentro del entorno clasificado.

2. Gestionar el entorno de la infraestructura de TI vital

Cuando las empresas crecen, su infraestructura de TI debe ampliarse en consecuencia para seguir el ritmo de la demanda tecnológica. El equipo de TI y el equipo de instalaciones deben colaborar estrechamente para comprender las necesidades de cada uno durante este proceso de expansión.

Mientras que el departamento de TI garantiza la disponibilidad de la información y el tiempo de funcionamiento de la empresa, el de instalaciones se encarga del suministro eléctrico, la climatización, la seguridad y el espacio necesario para garantizar el funcionamiento óptimo de los servidores y datacenter de la organización.

3. Minimizar el tiempo de inactividad en situaciones de emergencia

La pandemia sirvió de prueba de fuego para el plan de continuidad del negocio (BCP) de toda organización. Cuando se producen grandes catástrofes, como fugas de gas o condiciones meteorológicas extremas, el departamento de TI debe garantizar sus operaciones y minimizar el tiempo de inactividad.

Los departamentos de instalaciones y de TI desempeñan un papel crucial en la planificación del BCP o de la recuperación ante desastres (DR). El equipo de instalaciones debe estar al tanto de los espacios que pueden reutilizarse para las operaciones de la empresa y de TI. Un plan de BCP o DR al que se puede acceder fácilmente y seguir durante una emergencia disminuye significativamente el tiempo de inactividad de la empresa.

El caso de la gestión integrada del espacio de trabajo

Con las plataformas de gestión de servicios empresariales (ESM), los equipos de TI y externos a TI están consolidando sus esfuerzos de prestación de servicios en una única plataforma. Esto ofrece una experiencia consistente a los usuarios en todos los departamentos.

La plataforma centralizada actúa como medio para que tanto el equipo de TI como el de instalaciones se comuniquen y coordinen sus procesos conjuntamente, simplificando su colaboración. Por ejemplo, cuando el equipo de TI termina de configurar la estación de trabajo de un nuevo empleado, se puede crear un ticket automático en la instancia de la mesa de servicio del equipo de instalaciones para preparar el espacio de trabajo y la tarjeta de acceso del nuevo empleado.

Aunque resulta mucho más fácil registrar, supervisar y prestar servicios con una herramienta de ESM, los equipos de gestión de instalaciones siguen necesitando una herramienta para registrar y gestionar el campus de la organización. Y, al igual que el equipo de TI depende del equipo de instalaciones, otros equipos que no son de TI también confían en el equipo de instalaciones para sus propios proyectos. Por lo tanto, un módulo de gestión del espacio apto construido directamente dentro de la plataforma de ESM puede ayudar a los equipos de instalaciones a asistir mejor a otros equipos.

¿Qué se necesita para una gestión efectiva del espacio?

En la última versión de ServiceDesk Plus, los responsables de las instalaciones pueden gestionar el campus de su organización con el módulo dedicado a los espacios. Con el Módulo de Espacios, usted puede:

◦ Digitalizar el campus

Los responsables de las instalaciones pueden realizar un seguimiento digital de todos los niveles del árbol espacial, desde los campus en expansión a través de las ubicaciones hasta las salas específicas y las áreas de espacio abierto.

Cada espacio puede asociarse con comodidades, como los equipos de seguridad presente, y con condiciones crìticas, como el nivel de acceso a los privilegios del espacio.

◦ Visualizar el campus con el árbol espacial

El árbol espacial ofrece una vista consolidada y conectada de todos los espacios gestionados de la organización.

La vista general permite a los responsables echar un vistazo a los niveles de ocupación y a la cantidad de tickets recaudados en todos los espacios, garantizando que ningún espacio de trabajo quede sin atender.

◦ Todos los detalles al alcance de la mano

El módulo de Espacios permite a los administradores de las instalaciones crear plantillas personalizadas para registrar detalles únicos.

Cada espacio también puede asociarse con sus correspondientes tickets, los activos que alberga, los servicios de las instalaciones que presta y sus documentos pertinentes, como los planes de emergencia, de continuidad de la actividad o de recuperación ante desastres.

¿Cómo puede probarlo ahora?

El módulo de Espacios ya está disponible con la edición Enterprise de la instancia de la mesa de servicio de Instalaciones en la última versión on-premises de ServiceDesk Plus. Puede probar nuestro servicio gratuito de 30 días aquí.

 

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