El año pasado hablamos del Project Management, y algunos puntos más relevantes, como Dirección, Gestión y Ejecución y hablamos incluso de sus posibles diferencias. Los proyectos han surgido como motor económico a través de las organizaciones y ejercen una gran fuerza hacia el cambio organizacional, creando nuevas formas de poder gestionar nuestras organizaciones a través de las metodologías ya que afectan de manera directa a su gestión. Por ello, no solo debemos quedarnos en la Gestión de Proyectos, sino que veremos un poco más allá dentro de la posible incertidumbre, trabajándola con los Programas. Y subiendo de manera escalonada, hacia el Gobierno corporativo, con los portfolios, ya que son parte fundamental en la plasmación del valor y del posible éxito, una vez se hayan dado los resultados.
Como hemos comentado, también existen diferentes metodologías dentro del mundo del Project Management, y estas nos ayudan a poder gestionar de la mejor manera posible los diferentes proyectos o programas que tenemos en cartera, independientemente de su volumen, atributo, alcance…Así, dimos un repaso global a la Metodología de Prince2, la cual gestiona los proyectos a partir de procesos, siendo un método genérico, por lo que se podrá aplicar a cualquier proyecto sin problema Y esto ayudará a que las organizaciones que la vayan adoptando, puedan ir mejorando a través de su madurez y l a aplicación de una serie de pautas, que lo que realmente investigan es en poder ayudar a las organizaciones a saber gestionar sus proyectos, programas de manera eficiente y eficaz, ayudándonos a tener unos beneficios por su implementación.
Por eso hablamos en un artículo anterior de las ➐ maravillas del Proyecto (PTP- Principios, temáticas y Procesos). Dentro de la gestión de Proyectos, desarrollamos el primer punto con los ➐ principios, los cuales vimos que son de carácter obligatorio y adquieren sus bases de las lecciones aprendidas de proyectos anteriores. Hoy toca hablar de otro de los puntos fundamentales dentro de la Gestión como son las ➐Temáticas, las cuales son las que de alguna manera retratan y describen los distintos ámbitos del proyecto que deberán gestionarse de forma permanente, durante toda la duración del proyecto y son las siguientes:
➊ Business Case – ¿Por qué?
➋ Organización – ¿Quién?
➌ Calidad – ¿Qué?
➍ Planes – ¿Cómo? ¿cuándo? Y ¿Cuánto?
➎ Riesgos – ¿Qué pasa si…?
➏ Cambios – ¿Cuál es el impacto?
➐ Progreso – ¿A dónde vamos? ¿Debemos continuar?
Hemos visto que un buen proyecto tiene que tener una buena justificación comercial de manera seguida y duradera y para ello tiene que existir un motivo que lo justifique para poder iniciarlo y para ello se realizará un Business Case (el cual responde a la pregunta, ¿Por qué?). El propósito de la temática del ➊ Business Case, es poder constituir e implantar los mecanismos necesarios para poder saber si un proyecto es viable, deseable y alcanzable para poder mantenerlo e invertir en él o por el contrario tomar la decisión de pararlo. De alguna manera es una forma de apoyar a la toma de decisiones ya que describe las razones para el proyecto en base a los riesgos, costes y beneficios esperados.
Lo importante es que ningún proyecto debería iniciarse sin esta justificación comercial, ya que es el entendimiento y la razón del proyecto. De hecho, debería detenerse o cambiarse dicha justificación si en algún momento desapareciera ésta, por eso no es estático y debe mantenerse durante toda la vida del proyecto y actualizándose debidamente.
El desarrollo del Business Case, debemos desarrollarlo al iniciarse el proyecto y debe mantenerse a lo largo del mismo y verificado por la Junta de Proyecto en cada punto de decisión principal, así como al final de cada fase, confirmándose durante todo el período en que se van acumulando los beneficios.
Por otro lado vamos a hablar del mantenimiento del Business Case, el cual para poder promover la toma de decisiones como hemos visto, debe someterse a revisión:
- Por un lado por la Junta de Proyecto al final del proceso de la Puesta en Marcha de un Proyecto a fin de que se pueda autoriza el inicio del proyecto en base a una justificación razonable.
- Por el Project Manager como pieza de cualquier evaluación y valoración del impacto de cualquier punto o riesgos nuevos o revisados.
- Por la Junta de Proyecto al final del proceso del Inicio de un Proyecto para poder autorizar el proyecto.
- Por la Junta de Proyecto al mismo tiempo que con un Plan de Excepción a fin de autorizar la fase revisada y la continuación del mismo.
- Por el Project Manager al final de cada una de las fases a fin de comprobar si es necesario actualizar cualquiera de los costes, calendarios, beneficios o riesgos.
- Por la Junta de Proyecto al final de cada fase para poder autorizar la siguiente fase y la continuidad del proyecto.
- Por el Project Manager durante la fase final y así poder evaluar el rendimiento y beneficio del proyecto dependiendo de sus exigencias y la posibilidad de que los resultados finales proporcionen los beneficios esperados y previstos.
- Y finalmente, seguramente por la gestión corporativa o del programa como parte de la revisión de beneficios y así poder determinar si los resultados finales del proyecto lograron hacer realidad sus beneficios.
Para ello, deberemos también tener un enfoque con el que poder confirmar los posibles beneficios del Business Case, los cuales consisten en:
- Identificar los posibles beneficios.
- Poder seleccionar medidas objetivas que expresen y demuestren los beneficios con fiabilidad.
- Recoger las medidas de Línea de Base o “baseline” (a partir de las cuales se cuantificarán las mejoras)
- Decidir cómo, cuándo y quién recogerá las mediciones de los beneficios.
De alguna forma, el Ejecutivo es el Responsable de poder asegurar que dichas revisiones de beneficios se planifiquen y se ejecuten. Aunque en algunas ocasiones por diversas situaciones no será así, como por ejemplo:
- Si la organización corporativa tiene un centro de excelencia u otro tipo de unidad de seguimiento del rendimiento, podría asumir la responsabilidad de la medición de los beneficios de todos los proyectos dentro de la organización.
- Para las actividades de medición post-proyecto, la responsabilidad de las revisiones de beneficios se transferirá del Ejecutivo a la gestión corporativa o del programa al cerrarse el proyecto (ya que será necesario financiar y asignar recursos a las revisiones).
- Y finalmente, para proyectos en un entorno de programa, el programa podría producir y ejecutar el Plan de Revisión de Beneficios del proyecto, ya que uno de los roles del programa es coordinar la realización de los beneficios de sus proyectos.
Y por último vamos a ver los Contenidos que deberá tener el Business Case, ya que de lo que se trata es de detallar y describir las razones por las que como hemos hablado anteriormente, el proyecto deba realizarse en relación a los riesgos que puedan existir, los costes que sean necesarios y los beneficios que esperamos. Por eso de forma general deberá contener, los siguientes puntos:
- Un resumen ejecutivo
- Razones
- Opciones comerciales
- Beneficios esperados
- Contrabeneficios previstos
- Calendario
- Costes
- Evaluación de la inversión
- Riesgos principales.
El Business Case, en su caso deberá expresar y manifestar las razones por las cuales se requiere el proyecto. De alguna manera deberá estar emparentado al contexto organizativo y deberá exponer la forma en la que el proyecto logrará las estrategias y los objetivos corporativos. Normalmente dichas razones, podrán ser definidas en el mandato.
Y siguiendo un poco con el desarrollo de que debe contener un caso de negocio, podemos decir que deberá decir cada beneficio, que se afirmará al final del proyecto. Deberemos precisar en cada momento el estado actual de cada beneficio y poder hacerlo de forma cuantificable de tal forma que se puedan valorar dichas mejoras medibles después de que se haya completado el proyecto. Con el Business Case, se debe poder definir el modo y el momento en el que se pude medir la mejora propuesta. Dichos beneficios pueden dar de forma financiera o no financiera pero dichos beneficios siempre deberán:
- Estar alineados con las estrategias y los objetivos corporativos
- Corresponder a los resultados y a los resultados finales provistos por el proyecto
- Ser cuantificados (con tolerancia)
- Ser medibles
- Ser asignados.
Saber identificar las exigencias de un calendario para un proyecto, será importante para éste, ya que así podrá ayudar a ver las posibles tolerancias y los mejores momentos para la revisión de dichos beneficios, ya que la gestión corporativa tendrá unos puntos a revisar importantes como son:
- El período durante el cual se incurrirá en los costes del proyecto
- El período en el cual se basará el análisis de costes/beneficios
- Cuándo la organización puede esperar acumular beneficios
- Cuál es la fecha de inicio más temprana/tardía factible
- Cuál es la fecha de terminación más temprana/tardía factible.
De tal forma que pueda sintetizar y resumir los costes que se deriven del Plan de Proyecto, además del resto de los posibles supuestos en los que se han basado, incluyendo los detalles de los costes fijos de las operaciones y mantenimiento y los diferentes acuerdos para su posible financiación. Para ello con la información que hay en el Business Case, será posible comparar los costes de dichos desarrollos, junto con el valor de los beneficios durante un periodo de tiempo. Dichas Técnicas para su evaluación incluyen:
- Costes de por Vida
- Beneficios Netos
- Retorno sobre la inversión (ROI)
- Período de Reembolso
- Flujos de efectivo descontado
- Valor actual neto
- Análisis de sensibilidad
- Objetivos de Desarrollo Sostenible
- Transferencia Politicas Publicas
- Rédito Político
- Etc.
Y así poder concluir con un resumen de los principales grupos de riesgos, que puedan tener un efecto en los objetivos comerciales y en los beneficios.
Si te has quedado con ganas de saber más, en artículos posteriores iremos desarrollando el resto y cada uno de las ➐Temáticas.
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