La automatización de procesos, ese gran desconocido

¿Crees que no automatizas?

¿Podrías listar el número de programaciones que haces?

¿Crees que poner alarmas es automatizar?

¿Cuánto cuesta tu tiempo y el de tus empleados?

¿Sientes que no llegas, que te hace falta más tiempo?

¿Has calculado alguna vez lo que tardas hacer cada tarea?

¿Cuánto tardas en hacer esas tareas?

¿Hay tareas que haces todos los días, o de manera regular?

¿Tienes plantillas?

Si has respondido que usas plantillas, ya de alguna manera estas automatizando, ya que ayudan a reducir tiempo, y lo que tiene en común es que es un texto, Excel, email o respuesta, que se repite exceptuando algunos campos.

📌 Una forma de mejorar nuestra productividad es determinar qué actividades o tareas realizamos con cierta frecuencia, y mediante el software adecuado, programar rutinas automáticas que las hagan por nosotros.

El sueño de que las máquinas trabajen para nosotros ya está al alcance de cualquiera que sepa cómo usar esta magia digital que tan valiosos minutos e inclusas horas puede ahórranos.

💡 El tiempo es el recurso más valioso que tenemos en nuestra vida y que nunca podremos recuperar. Ese oro se nos escapa entre los dedos cada vez que no pensamos realmente en que lo invertimos. Automatizar: Ahorra tiempo en tu vida y tu negocio.

👉Casi cualquier cosa que hacemos o que vemos se puede automatizar.

🔊 Principales razones para automatizar:

1. El tiempo que ganamos,
2. Aumento en la capacidad de producción,
3. El dinero que ahorramos.
4. Las personas se cansan, las máquinas no.
5. Las personas cometemos errores; las máquinas no.

💡 IMPORTANTE, Preguntas que te debemos hacernos antes de automatizar

• ¿Qué se puede automatizar?
• ¿Es posible la automatización?
• ¿Cuál es el coste de esa automatización en tiempo y dinero?
• ¿Merece la pena la automatización?

👣Ejemplos Prácticos:

• La revisión y clasificación de email, clasificación de facturas, o contestar a suscripciones de manera automática nos puede ahorrar mucho tiempo, y existen herramientas de coste escalable o gratuitas, dependiendo de cada caso, se puede estudiar e implantar en un tiempo razonable.

La automatización se fundamenta en la programación, en estos casos se apoya en estos conceptos básicos:

• Entorno: es donde se quedarán grabadas nuestras rutinas y programaciones.  Pueden estar en local, pero resultan más versátiles si están en la nube o son multiplataforma.
• Trigger: Los trigger o desencadenantes son esas condiciones o variables que, si se dan, activan o ejecutan la rutina programada en el entorno: hora, ubicación, remitente de un email, por ejemplo.
• Acción: es la tarea, acción o resultado que se debe activar o ejecutar cuando se dan las condiciones definidas en el trigger: enviar una notificación, guardar un documento, abrir una app, etc.

Las partes funcionales de la automatización:

Claramente hay sectores donde existe mayor penetración de la automatización que otros, en el caso de las gestiones documentales de oficinas, existen multitud de opciones que nos permiten ir ganando tiempo.

Las automatizaciones a nivel de software, además presentan la ventaja de que permiten que una vez grabadas/programadas solo tenemos que dejarlas en segundo plano vigilando que se cumplan las condiciones indicadas para que se active el resultado/ acción que hemos ordenado.

¿Te atreves a dar el siguiente paso y ganar tiempo en tu vida y tu negocio?

José Antonio Pérez Alias

Responsable del Comité de Málaga de itSMF España