Gestión de Activos. La asignatura pendiente en los Departamentos TI
La gestión de los activos es una de las asignaturas pendientes en los departamentos de TI. Nos preocupamos mucho de proyectos, implementaciones, herramientas de desarrollo de negocio, pero no prestamos el suficiente interés a la gestión de los activos. Esta labor, debería ser el fundamento básico por el que empezar, ya que es el principal condicionante que nos determinará el punto de partida para el resto de nuestras funciones. Incluso condicionará el crecimiento del negocio. Según un informe de Gartner el 5% de los activos TI en el mundo son robados cada año y nos preguntamos todavía si buena gestión de activos TI es necesaria.
Sería muy interesante en primer lugar aclarar algunos términos:
Activos TI: En una definición muy básica y breve serían los recursos que nos permiten que la empresa funcione con su máxima eficacia. Con esta definición, lo que nos queda claro es que dependiendo de la actividad de la compañía deberíamos considerar ciertos elementos como activos TI o no. Lo que sí que deberíamos tener claro es que todos tienen que ser considerados CAPEX.
Gestión de activos (ITAM): Es el conjunto de prácticas que nos permiten, facilitan y favorecen la toma de decisiones estratégicas. Esta gestión de activos nos tiene que garantizar que los activos son contabilizados, se despliegan, tienen un correcto mantenimiento, se actualizan y se eliminan en el momento oportuno. Sage Accounting estimó que una empresa de 2 millones de dólares que utiliza una hoja de cálculo para seguimiento de los activos gasta 50.000 dólares en activos fantasmas. Las normas oficiales ISO 19770 establecen el marco oficial para la gestión de activos y fueron actualizadas en el año 2017.
Elementos a considerar: Tal y como hemos comentado anteriormente, esto viene determinado por la actividad de la empresa. Está claro que tendremos en cuenta:
- El Hardware de infraestructura y equipos que proporcionamos a los usuarios para que puedan desarrollar sus funciones y tareas.
- El Software que utilizamos en nuestra compañía. Aquí, debemos contemplar el pago de licencias y mantenimientos. Teniendo muy claro los distintos tipos de licenciamiento que existen y las implicaciones que conllevan, en los últimos años importantes empresas han tenido que pagar sanciones por incumplimiento.
- Los Activos digitales, estos son los grandes olvidados de esta importante tarea. Un buen ejemplo sería todo el software desarrollado por la empresa y su producción multimedia, aquí se incluiría todo lo que el personal haya escrito y compilado. Estando en la era del Big Data se nos olvida considerar como otro gran activo TI los datos operacionales. Los datos digitales de operaciones son de gran valor para las empresas digitales.
- El Shadow IT son los elementos no comprados ni controlados desde el Departamento TI pero que los usuarios están utilizando para desarrollar alguna de sus funciones. Dentro de esta clasificación podemos encontrar dispositivos hardware, elementos de software e incluso servicios. Estos, suponen un gran riesgo en cuanto a seguridad y obligaciones legales, por lo que podemos ser sancionados con cuantiosas multas. Ni que decir tiene que es algo contra lo que debemos luchar e intentar que estos activos sean el menor número posible.
No debemos olvidar que los activos TI tienen un periodo de uso finito. Además, debemos estar atentos a la evolución de este fascinante mundo de la tecnología, ser flexibles y adaptar los procesos de gestión de activos a la nueva realidad… No vivimos en los tiempos donde esos activos estaban dentro de nuestras infraestructuras y pertenecían a nuestro propio dominio, ahora el ámbito de actuación no tiene un límite tan definido.
Un abuena gestión de activos, nos permitirá tener un buen control de la depreciación, pero no solo económica, también nos permitirá poder controlar la perdida de eficiencia y productividad producida por la obsolescencia. Incluso, tener preparado el remplazo cuando el fin de la vida útil está cerca.
Podremos averiguar el verdadero uso de programas por parte del usuario, un activo por el que estamos pagando licencias y que supone una parte importante de nuestro presupuesto. Se pueden ver infinidad de ejemplos, pero un caso claro de ahorro es el de un programa muy usado en diseño de arquitectura y que el precio de la licencia es elevado. ¿Realmente el usuario que solo realiza el visionado de ese plano necesita una licencia? Creo que con un simple programa de visualización tendrá bastante, esto se debería aplicar a infinidad de programas que estamos pagando y no utilizamos ni el 25% de su potencial. También, es importante conocer esta información cuando vamos a contratar Software, nos ayudará a determinar el tipo de licencia que necesitamos (individual, por volumen, concurrente, etc.). En un informe de Gartner se puede leer que muchas organizaciones pueden recortar el gasto en Software un 30%, me parece algo nada despreciable para los tiempos que corren.
Es importante evitar que el motivo que nos lleve a estos procesos ITAM sea una crisis desatada por un elemento externo a nuestro Departamento, como puede ser; un proceso fallido de auditoría, una crisis de seguridad o parcheo, o peor todavía, el pago imprevisto de un contrato o sanción por licenciamiento.
Cuando se consigue que exista una única fuente de información centralizada, podemos anticiparnos a las crisis y planificar mejor explotando la ingente cantidad de información que tenemos a nuestra disposición. Esto nos generará importantes ahorros, ineficiencias, precisión en costes y mayor control de la seguridad y riesgos. Para la empresa se traducirá en una mayor eficiencia y efectividad, lo que conlleva un mayor cumplimiento TI y mayor satisfacción del cliente.
Miembro del Grupo Expertos itsm4ITAM
Comité de Estándares de itSMF España