Estimar ha muerto, ¡larga vida a estimar!
¿Tu equipo y tu estimáis los proyectos una y otra vez para que esas estimaciones después resulten erróneas? ¿Te has parado a pensar alguna vez en cuanto tiempo y esfuerzo le dedicáis tú y tu equipo en estimar?
Podemos llegar a pensar que estimar es un mal necesario, así podemos planificar y nuestras organizaciones pueden tomar decisiones. Pero… ¿es un mal necesario? ¿o es la manera en que estimamos?
Normalmente nos encontramos que el proceso actual de muchas organizaciones se basa en que a inicios de año fiscal se necesita decidir qué proyectos se van a realizar y cuáles no, con tal de bloquear el (máximo) presupuesto disponible.
Con este proceso empieza ‘la locura’: ¿Cuánto dinero reservamos para el proyecto X? ¿Crees que podremos empezar el proyecto Y en Junio? ¿Cuánto costará?… Es decir: pretendemos estimar y predecir el futuro a medio y largo plazo con (normalmente) poca información disponible. Además, a final de año, suelen tocar recortes presupuestarios o, al revés, buscar proyectos como locos para no ‘perder’ el dinero asignado al departamento.
Para abordar este reto lo primero es entender exactamente ‘qué’ es estimar, y para ello me gusta siempre partir de su definición. Según la Real Academia de la Lengua Española estimar es “calcular o determinar el valor de algo”, pero también es “creer o considerar algo a partir de los datos que se tienen.”
Ahora: pensemos en la situación planteada un par de párrafos más arriba, es inicio de año y se nos pide ‘estimar’ proyectos y fechas…justo en el preciso momento cuando menos información (datos) tenemos y, además, con la experiencia que nos dice que: cuando más grande es el proyecto que queremos estimar o más a largo plazo es, más esfuerzo requiere la estimación y más difícil es que se ajuste a la realidad.
¿Entonces cómo podemos ‘calcular’ cuándo este proyecto estará hecho? Ahí es donde ‘No Estimates’ puede ayudarnos.
A pesar de su nombre, que puede llevar a confusión, esta práctica no nos empuja a no estimar por el placer de no hacerlo sino “a estimar con el mínimo esfuerzo y no basar nuestras estimaciones en el ‘esfuerzo’ necesario para llevar a cabo una tarea.
La premisa es simple: ¿Por qué no concentrarnos en lo que si sabemos? Sabemos las fechas de compromiso y de entrega de nuestro equipo o de proyectos similares o, por el contrario, no las sabemos pero podemos empezar a registrarlas (el camino se hace andando).
También podemos saber cuáles son los objetivos del proyecto, a través de trabajar con nuestras organizaciones y clientes, empezando a pensar y movernos alrededor del concepto de valor. A realizar preguntas como: “¿qué queremos conseguir?”, “¿Cuáles son los objetivos de la organización este año?” “¿Cómo podemos dar el primer pequeño paso?”.
Aquí entran prácticas agiles que ya conocemos:
- A partir de trabajar entorno al valor que se necesita podemos pensar en un Producto Mínimo Viable/Valioso (MVP, de sus siglas en inglés).
- Con los datos de que disponemos (empirismo, transparencia) podemos hacer previsiones de cuándo podemos tenerlo y, en función del riesgo que queramos correr, establecer una fecha de compromiso.
- Construir, desarrollar, crear este MVP y generar más datos a partir de la fecha de compromiso y la entrega real.
- A partir de los datos obtenidos, sobre el equipo y el producto generado, inspeccionar de nuevo nuestros objetivos y el valor esperado, adaptar nuestro MVP y volver a empezar.
De esta manera reducimos drásticamente el riesgo: la inversión se hace incremental y no es necesaria fijarla anualmente (haciendo un uso más inteligente de los recursos de una organización), revisamos y reevaluamos frecuentemente y lo que es mejor: damos valor a nuestros usuarios y clientes lo antes posible.
¡Únete al ‘No Estimates’!
Team Leader Grupo Expertos ITSM4Agile
Comité de Estándares de itSMF España