El fin justifica el proyecto
La Justificación comercial continua dentro de los ➐ Principios. “Hazlo lo mejor que puedas hasta que sepas más. Cuando sepas más, hazlo mejor”, como dijo Maya Angelou.
Hace unos meses hablamos de los ➐ principios de Prince2, uno de los métodos más ampliamente reconocidos para la gestión de proyectos, ya que puede aplicarse a cualquier proyecto, gracias a su gran adaptabilidad, independientemente de su cultura, tipo o escala, mejorando así la capacidad de la organización y su madurez en las diferentes áreas de la actividad comercial.
Hemos estado compartiendo ideas y conocimiento afines con PPM, a través de una serie de pautas desarrolladas con las que se busca ayudar a las distintas empresas, organizaciones y personas a gestionar proyectos, programas y servicios de manera eficaz dentro de esta nueva época de rápida transformación en un entorno Vuca.
Gracias a las metodologías existentes en la Gestión y Dirección de proyectos, podemos gestionar mejor las distintas amenazas y oportunidades que vamos localizando para poder tener los mejores resultados posibles a través de la transformación de los mismos de una manera más eficiente transformándolas en nuevas oportunidades, y encontrando así nuevos beneficios al utilizarlas, como por ejemplo que los partícipes centren su atención en la viabilidad del proyecto en función de unos objetivos de su Business Case, definiendo la estructura completa y económica de informes, adoptando y promoviendo el aprendizaje junto a mejoras continuas dentro de las organizaciones a través de la entrega de beneficios que perduren en el tiempo, los cuales están alineados a través del portfolio con sus objetivos estratégicos.
Así que, retornando al Project Management, y recordando el propósito de los ➐ PTP (Principios, Temáticas y Procesos), podemos decir que la Metodología Prince2 es un método que gestiona proyectos, y su intención es proporcionar un método de gestión sobre todo adaptable a cualquier empresa como hemos comentado en artículos posteriores y ello es aplicable y posible gracias a sus ➐ Principios. La base de estos ➐ Principios vimos que era:
➊ Justificación Comercial Continua
➋ Aprender de la Experiencia
➌ Roles y Responsabilidades
➍ Gestión por fases
➎ Gestión por excepción
➏ Enfoque en los Productos
➐ Adaptación para corresponder al entorno del proyecto.
Un proyecto Prince2 tiene que tener un buena ➊ justificación comercial continua en la que:
- Exista un motivo justificable para poder iniciarlo. (para ello se realizará un Business Case).
- La justificación pueda mantenerse válida durante toda la vida del proyecto.
- La justificación se debe documentar y se debe aprobar.
Dentro de estos puntos, la justificación se documentará a través de un Business Case, y como el proyecto está relacionado con su justificación comercial, promoverá e instigará los procesos de toma de decisiones para así asegurar que el proyecto se mantiene totalmente alineado con sus objetivos comerciales y los beneficios que se espera de él.
Por ello la importancia de la “justificación comercial”, ya que elabora, informa y certifica que consta una razón comercial para poder realizar el proyecto. Si el Business Case deja de ser lícito y aprobado durante el proyecto, entonces dicho proyecto se deberá revisar y deberá ser cerrado. Es por eso que la temática del Business Case se utilizará como mecanismo para poder considerar y estimar si el proyecto se mantiene porque sea deseable, viable y alcanzable. (pero eso lo desarrollaremos mejor en otro artículo). En definitiva, la razón para comenzar un proyecto debe tener sentido desde un punto de vista comercial, es decir: claramente debe haber un retorno de la inversión.
Para poder entenderlo, también tenemos que hablar de los términos que se utilizan dentro de PRINCE2 como son los términos “resultado, resultado final y beneficios”. Estas terminologías nos aprueban y nos detallan lo que logramos y conseguimos de un proyecto como son:
- Resultado: que define ¿Cuál es el producto/servicio que será entregado por el proyecto? Es decir, los resultados de un proyecto son los productos que los consumidores utilizarán y dispondrán (también conocidos como productos especializados; el proyecto es puesto en marcha para formar estos productos y servicios).
- Resultado Final: que especifica ¿Qué pueden hacer mejor los usuarios o consumidores con este producto/servicio? Digamos que de alguna manera es la consecuencia del cambio que se consigue por el uso de los distintos productos y servicios del proyecto. Los efectos finales detallan los comportamientos y acciones que los usuarios pueden perfeccionar y optimizar, como, por ejemplo: realizar sus tareas de forma más eficiente.
- Beneficios: los cuales, detallan y expresan las mejoras cuantificables de la utilización de este producto. Es decir, que detallan los beneficios como esos progresos cuantificables derivados de los últimos resultados y que pueden ser vistos como ventajas y mejorías por las partes interesadas. Con ello, se pretende ver a dichos beneficios como esos progresos y esas mejoras cuantificables que resultan del uso de los productos. Dichos beneficios se pueden lograr y alcanzar durante el proyecto, aunque la mayoría de ellos habitualmente se alcanzan una vez que el proyecto se cierra o incluso después.
Seguro que te has quedado con ganas de leer más, así que estate atento porque en artículos posteriores iremos desarrollando el resto y cada uno de los ➐PTP.
¿Has oído hablar sobre proyectos, programa, y porfolio? ¿Sabes lo qué son? Tanto si eres profesional como si te apasiona el mundo de la Gestión de Proyectos, Programas y Portfolios (PPM) y quieres formar parte de este grupo ITSM4PPM, no te quedes atrás y entra, es una oportunidad para poder conocer, hablar y relacionarte con gente que disfruta de este “mundo”, de la gestión y las buenas prácticas de Gobierno y Tecnología.
¿Y tú, utilizas la justificación comercial continua?
Te esperamos,
Team Leader del Grupo de Expertos ITSM4PPM
Comité de Estándares de itSMF España