La tecnología de Automatización Inteligente de procesos se está extendiendo no solo en las grandes empresas, sino en las pequeñas y medianas empresas.
Muchas veces pensamos que determinadas tecnologías solo pueden ser empleadas por las grandes empresas. Probablemente, eso era así hace unos años debido a las grandes inversiones en infraestructura y el coste del software. Durante los últimos años la tecnología y el cloud, las soluciones SaaS y los pagos por uso o suscripciones de los productos han abaratado su coste, lo que la han hecho mas accesible.
Reflexionemos sobre el contexto empresarial de España. Según el informe del Sector Cifras Pyme, el 65% del empleo generado por las empresas del país corresponde a PYME. Pero lo más indicativo es que el 50% del empleo lo generan empresas de menos de 50 empleados. Este es el contexto empresarial en el que nos movemos, empresas con pocos empleados y unos pocos millones de euros de facturación anual.
Para estas empresas los procesos de gestión son muy similares a los de las grandes empresas, excepto aquellos procesos que son necesarios implementar por estar cotizadas. Dedican recursos propios a su operación o los subcontratan con pequeñas o medianas gestorías.
Gran parte de estas PYME, por su tamaño y en el mercado en el que actúan, carecen de grandes presupuestos para tecnología y esto es lo que hace que muchas veces no se acometan proyectos que pueden ser un revulsivo para dichas compañías.
Hace poco en una mesa redonda en la que participaban pequeñas y medianas empresas, junto con gestorías también pequeñas y medianas, se puso de manifiesto que las gestorías son los departamentos legal, laboral, fiscal y contable de estas PYME. Y son éstas las que esperan que sus proveedores se modernicen. Que rompan con los servicios tradicionales basados en una ida y venida de papeles y actividades totalmente manuales. Sin embargo, lo que realmente valoran de sus gestorías, es la confianza, la transparencia y la relación personal. En definitiva, demandan servicios modernos, rápidos y eficaces, pero en los que esa confianza no se vea truncada y mantengan la relación personal.
“La tecnología está disponible para aquellos que dispongan de la visión de negocio adecuada para obtener el mayor beneficio y aportar el mayor valor a sus clientes. «
Pongámonos, ahora en el lado de las gestorías. Tampoco disponen de grandes presupuestos en tecnología, ni servicios avanzados en este ámbito. Pero, y si en vez de pensar en costes, pensamos en ingresos.
El crecimiento de las gestorías no es escalable, actualmente está vinculado a la capacidad de trabajo de sus empleados, que generalmente se trata de personal cualificado. Éstos, gran parte de tiempo, lo dedican a escanear facturas, notas de gastos e imprimir papeles, archivarlos, extraer información, registrarla en los ERP, en hacer trámites telemáticos con la administración. Toda esta situación se ha visto agravada durante los pasados meses de pandemia con nuevos procedimientos de gestión. Al final, más clientes, significa más empleados, formación, más pasivo laboral sin incremento de valor a los clientes.
¿Y si esta gestoría pensara en invertir, no en gastar? En invertir en soluciones de Automatización Inteligente que les permitieran crecer en el número de clientes, dejando las tareas repetitivas de menor valor en manos de la tecnología, y centrándose en esa relación personal, generadora de confianza y tratando de satisfacer las necesidades de sus clientes, que les piden modernización y nuevos servicios de valor.
Entre los procesos automatizables para estas gestorías, están:
• Contratación y desvinculación de empleados rápidas. Recordemos que muchas contrataciones son estacionales.
• Gestión de nóminas, absentismo, bajas/altas por enfermedad, etc para evitar errores y problemas.
• Facturación y gestión de gastos y su integración con los ERP.
• Tramites con la administración (TGSS, SEPE, AEAT, etc)
• Gestión de la Integridad de la información.
• Etc
Alguna compañía de automatización se ha propuesto democratizar la tecnología para estas empresas, y proporcionan hasta 2 robots atendidos, 1 desatendido y su orquestador de manera gratuita y para siempre a empresas con menos de 5 millones de euros de facturación anual.
Como buenos empresarios, sólo es cuestión de hacer números, no solo pensando en los costes, sino en la progresión de ingresos que pueden generarse empleando esta tecnología que les permita sacar al mercado nuevos servicios y obtener nuevos clientes y la fidelización de los existentes.
Conclusión
Es el momento en el que las PYME y las compañías que les proporciona servicios identifiquen que hay una manera, no solo de reducir costes, sino de incrementar sus ingresos creando una mejor propuesta de valor. La tecnología está ahí, lista para ser utilizada, y el crecimiento será de aquellos que sepan emplearla para posicionarse mejor en el mercado y maximizar los ingresos.
Team Leader del Grupo de Trabajo ITSM4RPA del Comité de Estándares de itSMF España