Thursday, September 29, 2022
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Automatización de tareas vs procesos

By Equipo itSMF España , in Articulo , at 24/02/2022 Etiquetas: , ,

imagen RPALa tecnología de automatización se ha consolidado como solución para mejorar la eficiencia en los procesos. Pero también para ayudar a los empleados en su trabajo diario. Son soluciones técnicas con objetivos diferentes, y que incluso, pueden disponer de diferentes modelos de gobierno y gestión.

Los principales objetivos de la automatización son la mejora de le eficiencia, eliminar errores y sobre todo eliminar las tareas manuales tediosas y repetitivas.

La automatización de tareas y la automatización de procesos son dos conceptos distintos. Sin embargo, los dos términos suelen confundir y usar en el mismo contexto. La realidad es que están relacionados. Los procesos tienen tareas o actividades básicas para completar su ejecución. Sin embargo, y dado que nuestro enfoque es la automatización vamos a establecer que la diferencia está relacionada con el propietario de dicha tarea o proceso, y por tanto, donde se recoge el beneficio.

La automatización de procesos se centra en la ejecución de procesos de inicio a fin dentro de un departamento o empresa, mientras que la automatización de tareas se centra en la ejecución de tareas del empleado. Podríamos incluir que el desencadenante en un proceso es un evento programado, mientras que en la tarea el desencadenante es el propio usuario o un evento en su entorno de trabajo.

Características de la automatización de tareas y procesos

Vamos a tratar de ver qué características definen a cada automatización. Antes de nada, las tareas son un conjunto de acciones mucho mas elementales que un proceso. Sin embargo, si la confusión existe es porque también hay procesos bastante simples.

Una perspectiva es si el contexto de actividad es un departamento y un empleado. Si bien son similares hay diferencias importantes. Por un lado, los procesos, en general, siguen un procedimiento de trabajo, que tiene como soporte a un conjunto de sistemas o aplicaciones y trabajando con datos corporativos. Hasta aquí podríamos pensar que coincide con las tareas, sin embargo, en los procesos, el flujo de trabajo suele atravesar diversas áreas en un mismo departamento o diferentes departamentos dentro de la empresa.

Otro aspecto diferenciador es si la actividad es atendida/asistida o desatendida. Generalmente los procesos empresariales de backoffice son procesos desatendidos que se ejecutan sin que sea necesaria una persona para su lanzamiento o supervisión. Mientras que la automatización de tareas en cierta manera necesita la asistencia o atención de una persona.

Otra característica el volumen de transacciones. Los procesos tienden a tener cientos o miles de transacciones que procesar diariamente, mientras que en las tareas el volumen es sustancialmente menor.

Si a estas características combinadas le añadimos quien es el beneficiado en la ejecución de la actividad, ya sea tarea o proceso, podremos tener más clara la distinción entre unos y otros. Cuando hablamos de una actividad lanzada por una persona y cuyo resultado afecta fundamentalmente a dicha persona, estaremos hablando de tareas. Esa tarea podría incluso afectar a diversas áreas y también ser desatendida.

También debemos tener en cuenta que generalmente los robots que ejecutan proceso tienen una cierta identidad, es decir son trabajadores virtuales que disponen de credenciales específicas para acceder a los sistemas de la empresa y ejecutar su actividad en un equipo virtualizado. En el otro extremo, un robot que ejecuta tareas emplea las credenciales del usuario y la maquina del usuario para la ejecución de dichas tareas.

Resumiendo, la ejecución de tareas beneficia a la eficiencia y productividad del empleado. Le estamos dotando un conjunto de herramientas que lo hace más productivo, mientras que los beneficios de la automatización de procesos el departamento o la empresa en su conjunto.

Nada mejor que unos ejemplos. Si pensamos en un departamento de recursos humanos un proceso automatizado podría ser el de contratación de empleados, su desencadenante seria la solicitud de contratación por parte del equipo de selección, y se le daría de alta en los sistemas de la compañía para su acceso, a la vez que se le da de alta en el sistema de nomina e incluso en la seguridad social. En este caso se trata de un proceso empresarial que implica y beneficia a varios departamentos.

Mientras que la automatización de una tarea podría ser el análisis de curricula vitae y la extracción de la información relevante y la asignación y cribado de cada curriculum según las capacidades y experiencia de cada candidato y acorde para un puesto determinado. Aquí el resultado beneficia a la persona de selección, que es la que ejecutaría el proceso.

Así que creo que es mejor hablar de la automatización de la actividad del empleado y de la automatización de procesos empresariales.

Modelo de Gobierno

Si tenemos en cuenta esos dos tipos de automatización, se puede definir una doble estrategia, para tareas de empleado y procesos:

  • Automatización y Productividad empresarial: focalizada en la automatización de procesos de backoffice con alto volumen transaccional y con soluciones de hiperautomatización empresariales.
  • Automatización y productividad del empleado: focalizada en productividad personal y en la automatización de tareas mucho más simples y que eliminan el procesamiento manual por parte de las personas. Las soluciones empleadas son para la mejora de la productividad personal.

Una vez se ha definido esta estrategia bifocal, hay que definir el modelo de gobierno. Para la primera generalmente se define en Centro de excelencia de automatización-CoE (ver informe itSMF sobre CoE automatización) que gobierna las mejores prácticas en el análisis, desarrollo y operación de los procesos automatizados. Este CoE puede ser centralizado o federado pero con un conjunto de mejores prácticas y comunes.

Sin embargo, a la hora definir como gobernar la automatización del empleado, comienzan a abrirse numerosas alternativas y dudas. ¿Dejamos a los empleados libertad para que cada uno cree sus propias automatizaciones? ¿van a disponer de en repositorio común? ¿Quién realiza el control de calidad de esos desarrollos?, etc

Según sea la decisión hay que formar y capacitar a los empleados a usar y/o desarrollar automatizaciones, establecer que tipo de soporte van a tener del CoE, si es preciso, y que control de calidad se va a realizar, etc

Cada opción tiene sus ventajas y problemas. Una formación en automatización generalizada y delegación para que cada uno genere sus propias automatizaciones al final puede acabar en que se automatizan tareas similares sin reaprovechamiento de desarrollos ya realizados, sin embargo proporciona la libertad al empleado, solo depende él.

En el otro extremo de la estrategia estaría un modelo en el que las automatizaciones son desarrolladas y verificadas por el CoE, y puestas a disposición de los usuarios. Mayor control, pero probablemente menos agilidad y generación de menor numero de automatizaciones, y por tanto mejora de la productividad.

En una posición intermedia, estaría una formación en desarrollo y buenas prácticas, disponer de un repositorio común alimentado y consumido por todos, y con un control de calidad que verifique si las aplicaciones son conformes a las mejores prácticas establecidas. Así los usuarios podrán elegir y reciclar las automatizaciones existentes.

En definitiva, la automatización ha llegado a la empresa y a los empleados para ser mas productivos y así, dedicarnos a las cosas importantes, y eliminar las tareas menos atrayentes de nuestra actividad diaria.

Marcos Navarro Alcaraz

Team Leader Grupo Experto en RPA-AI

Comité de Estándares de itSMF España

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