PPM: Enfoque a Productos y Adaptación al entorno
Decía Albert Einstein que si buscas resultados distintos no hagas siempre lo mismo. Su aplicación a la Gestión de Proyectos sería: si buscar resultados exitosos, oriéntalo a los resultados no a las actividades.
Retornando al Project Management, y recordando los 7 Principios de la metodología PRINCE2®, hemos estado repasando en artículos anteriores: el Principio 1 de Justificación Comercial Continua, el Principio 2 Aprender de la Experiencia, el Principio 3 Roles y Responsabilidades, el Principio 4, Gestión por fases y el Principio 5 Gestión por excepción.
Ahora reflexionamos sobre los dos últimos de los 7: el Principio 6 de Enfoque en los Productos, el cual centra su atención en la definición y la entrega de productos; en particular, en sus exigencias de calidad; y el Principio 7 de la Adaptación para corresponder al entorno del proyecto.
Principio 6: Enfoque en los Productos
Podemos decir que un proyecto orientado a los resultados es aquel que define y detalla los diferentes productos del proyecto (resultados) antes de realizar las actividades necesarias para poder producirlos. Ya que si el producto o resultado objetivo no está perfectamente detallado ni descrito, puede acarrear problemas dadas las diferentes interpretaciones que pueden tener cada parte interesada del proyecto. Esto puede conllevar a tener retrasos, reuniones innecesarias, mal entendidos en relación ala calidad requerida, e incluso que el producto final no sirva para nada.
Es decir, que el conjunto de productos convenidos deberá definir el alcance de un proyecto y proporcionará la base para la planificación y el control de este. De tal forma que una buena descripción de los productos podrá servir incluso de indicador, y de ayuda para el proyecto y asistirá a tener buenas expectativas de forma correcta para así entregar el producto pretendido.
El ‘enfoque en los productos’ apoya casi todos los aspectos de PRINCE2: la planificación, las responsabilidades, los informes de estado, la calidad, el control de cambios, el alcance, la gestión de la configuración, la aceptación de los productos y la gestión del riesgo. Para tal fin deberá establecerse y desarrollar una buena descripción del producto. Tal como hemos comentado con anterioridad, de la mejor manera posible y de la forma más detallada, para que ninguna de las partes interesada tengan ninguna duda al respecto.
El problema de no describir de forma correcta y con una buena orientación los productos, es que los proyectos podrán estar expuestos a algunos de los riesgos principales que nos encontramos en estos momentos, tales como: disputas en la aceptación, repetición del trabajo por no haberlo entendido, cambio descontrolado (‘aumento del alcance’ o scope creep), insatisfacción de los usuarios o subestimación de las actividades de aceptación.
Principio 7: la Adaptación para corresponder al entorno del proyecto
Por otro lado, y para acabar de ver los principios, pero no por ello menos importante hablaremos del Principio 7 o la Adaptación para corresponder al entorno del proyecto. Este principio, respalda a la necesidad de poder adaptar los elementos PRINCE2 al contexto determinado de cada proyecto.
Es decir, que el proyecto deberá poder adaptarse al entorno, al tamaño, a la complejidad, a la importancia, a la capacidad, a los riesgos, para comprender al entorno en el que está. Nuestro proyecto se adaptará de la mejor manera posible, ya que si no fuera así, es poco probable que el enfoque y el esfuerzo de gestión del proyecto sean apropiados para las necesidades del proyecto.
En muchas ocasiones los Project Managers, piensan que no se necesita ninguna metodología para poder gestionar los proyectos de forma adecuada. Piensan que la metodología puede hacer que el proyecto sea más complejo y que estemos inundados de papeles todo el día en vez de gestionarlo. Pero no es así, a no ser claro, que utilices dicha metodología como una gestión del proyecto ‘robotizada’ en un extremo (siguiendo el método sin hacer preguntas aplicándola de forma automática) o gestionando el proyecto de forma ‘heroica’ en el otro extremo (es decir, no siguiendo el método para nada); con lo que ninguna de las dos opciones serían la forma de hacerlo.
Por eso el propósito de la adaptación es:
• Asegurar que el método de gestión del proyecto se relacione con el entorno del proyecto (por ejemplo: al alinear los recursos necesarios tanto financieros, adquisiciones o humanos en el método a los procesos comerciales que podrían regir y apoyar el proyecto.
• Asegurar que los controles del proyecto se basen en el tamaño, complejidad, importancia, capacidad y nivel de riesgo del proyecto (por ejemplo: la frecuencia y formalidad en la presentación de informes y de las revisiones, si existe más riesgo en el proyecto, deberemos dedicar más tiempo al tratamiento de dicho riesgo).
Aquí acabamos con los 7 Principios, dentro de las 7 maravillas del Proyecto (PTP- Principios, Temáticas y Procesos). En los artículos siguientes desarrollaremos y hablaremos de la gestión las 7 Temáticas, las cuales describen los distintos ámbitos del proyecto que deberán gestionarse de forma permanente, durante toda la duración del proyecto y acabaremos con los 7 Procesos a tener en cuenta del Proyecto.
Si quieres saber cuales son esas 7 Temáticas, y te has quedado con ganas de leer más, estate atento porque seguiremos desarrollando el resto y cada uno de los 7 PTP.
¿Has utilizado ya los 7 principios para gestionar tus proyectos?
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David López Lara
Líder del Grupo de Expertos PPM: ITSM4PPM
Comité de Estándares de la Asociación itSMF España