La gestión de activos no consiste solamente en ordenar y clasificar los activos. Se trata de saber quién está usando esos activos y cómo los está usando, si se están cumpliendo las normativas o no, si deben ser retirados o actualizados y, sobre todo, si esta gestión es capaz de superar las auditorías de licenciamiento software.
El seguimiento y la gestión de los activos puede ser una tarea compleja, pero sin los procesos y las herramientas adecuadas existe un riesgo bastante elevado de quedar expuesto y no solo financieramente, sino también desde el punto de vista de la seguridad.
Hoy en día, reducir el gasto en licencias de software, optimizar los gastos generales de TI y mitigar los riesgos derivados de una auditoría de software, son retos muy importantes que deben enfrentar las organizaciones de tamaño medio y grande.
La capacidad de descubrir, consolidar, gestionar y comprender en profundidad el inventario de los activos de TI -incluyendo: el software, el hardware, el uso del software, el cumplimiento y el estado de las licencias- son requisitos básicos casi de cualquier negocio.
Los beneficios específicos relacionados con una gestión correcta de los activos se pueden traducir en:
• Determinar concretamente lo que está instalado en la red.
• Identificar las deficiencias en las licencias de software para poder rectificarlas antes de una auditoría.
• Eliminar los gastos innecesarios identificando los activos de software no utilizados o infrautilizados.
• Conciliar los datos de compras de TI con el inventario de activos.
• Optimizar las operaciones en general para dedicar más tiempo a la innovación.
La piedra angular -y primer elemento- de toda gestión de activos es conocer lo que tenemos, en caso contrario la gestión va a ser incompleta, ineficiente e insegura. Por eso, disponer de herramientas automatizadas de descubrimiento de inventario de activos es la clave para conciliar todos los activos de una red. Con estas herramientas, se pueden identificar activos de múltiples fuentes (como: Windows, Unix, Linux, MacOS), entornos virtuales, dispositivos de red, fuentes de datos, etc.
Otro aspecto cada vez más importante es minimizar el riesgo de licenciamiento de software inadecuado. Una gestión de licencias de software (SAM por sus siglas en inglés) y los informes de cumplimiento, permiten mantener una supervisión proactiva y automática con la finalidad de evaluar la exposición financiera, presupuestar los costes de actualización y corregir los déficits y superávits de licencias, mucho antes incluso de que estos problemas sean descubiertos por la auditoría de un proveedor.
Se puede afirmar que en la mayoría de las organizaciones no existe un vínculo crítico entre los activos y los datos de compra de los mismos. La información suele estar dispersa o no disponible, lo que obliga a conciliar manualmente los activos con las órdenes de compra para controlar las posiciones de las licencias, saber cuándo vencen los contratos o planificar las compras futuras. Asimismo, no es habitual tener todos los componentes de la gestión de activos integrados en una única fuente de datos o CMDB única, fiable y actualizada de la infraestructura de TI.
Estas y otras muchas limitaciones deben superarse cuanto antes por una simple razón: la explosión del teletrabajo y las necesidades de movilidad y flexibilidad que tienen actualmente los empleados a nivel global, obligan a identificar, inventariar y monitorizar el parque de activos de cualquier organización para optimizar las operaciones, reducir los costes y mitigar los riesgos derivados de las vulnerabilidades de seguridad.
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Team Leader del Grupo de Expertos ITAM: ITSM4ITAM
Comité de Estándares de itSMF España
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