¿Agilidad o planificar?
Qué no nos engañen: no existe esta falsa dicotomía.
Es un mito común que cuando empiezas a trabajar con equipos y organizaciones haya resistencia al cambio, a la Agilidad, relacionado con este tema. Frases como “la directiva quiere Agilidad para poder cambiar cada día de opinión sin planificar” o “la agilidad es trabajar sin planificación” son frases comunes que muchos de nosotros hemos oído alguna vez.
En el último artículo ya hablamos de que se pueden hacer previsiones de productos, servicios y proyectos de otra manera gracias a ‘No estimates’, y en este artículo nos gustaría hablar de a qué niveles un entrono ágil nos permite la planificación… si, ¡he dicho que se planifica en entornos ágiles!
En entornos y organizaciones ágiles ‘planificar’ significa dedicar el tiempo y esfuerzo necesario en cada momento, de manera proactiva y periódica con la finalidad de tener la dirección clara y actualizada con la última información relevante. Y no para cumplir con el plan definido, no, sino para asegurar que el producto/servicio resultante es el necesario y aporta el valor esperado.
‘Planificar’ entonces se traduce en inspeccionar periódicamente nuestra organización y en adaptar los posibles ‘planes’ que tengamos en función de los resultados. ‘Planificar’ se vuelve un esfuerzo conjunto, colaborativo entre los diferentes niveles de la organización: desde negocio/directivos hasta los equipos.
Cuando hablamos de ‘dedicar el tiempo y esfuerzo necesario’ nos referimos a ser eficientes y enfocados a valor. Pensémoslo de este modo, tenemos un nuevo proyecto a un año vista: ¿necesitamos detallar y pensar hasta la última tarea/acción a realizar de aquí 8 meses, por ejemplo? ¿Podemos garantizar que ese requisito va a seguir siendo relevante?
La respuesta es no: en entornos complejos (o, mejor dicho, VUCA) como en los que nos encontramos las necesidades y, por tanto, los requisitos cambian y evolucionan constantemente, y es por eso por lo que necesitamos cambiar y evolucionar como organización constantemente, ¡y nuestros planes también!
A nivel operativo, táctico o estratégico una organización tiene diferentes necesidades y los planes o previsiones necesitan ser inspeccionados y adaptados con diferente frecuencia.
Los diferentes marcos de trabajos y métodos ágiles nos ayudan en este aspecto. Imaginemos que nuestra organización trabaja con el marco Scrum, a nivel operativo/delivery nuestros planes se revisan diariamente. ¿Diariamente? Si, para eso tenemos las ‘dailies’, ‘stand-ups’, ‘Scrum-dailies’… como queramos llamarlas. Los equipos adaptan su operativa y cómo conseguir el objetivo del sprint en curso en función de la información que van generando día a día.
¿Y a nivel táctico? Si trabajamos en Scrum tenemos Reviews a final de cada sprint (“¿Estamos dando el valor esperado?” “¿Nuestras hipótesis eran correctas?”), donde periódicamente vemos producto funcionando y tenemos la oportunidad de adaptar nuestros planes a medio largo plazo. ¿Qué lo que teníamos en mente no da el valor esperado? ¿Qué nuestros usuarios no le ven finalmente utilidad? Adaptamos nuestros planes, cambiamos, y seguimos innovando y enfocándonos a dar valor.
Por último, podríamos hablar de la ‘planificación estratégica’. Puede que algunos de vosotros penséis «bueno, como es estratégica, con una vez al año basta…» ¿basta? En términos de eficiencia: ¿Cuál creemos que será el esfuerzo relacionado para modificar la estrategia después de un año? En términos realistas: ¿de verdad creemos que organizaciones complejas no pasa nada durante un año que nos empuje a modificar nuestra estrategia? Esta inspección o revisión no solo ayudará al mantenimiento y sostenibilidad de la organización, sino que es una oportunidad de revisión y transparencia a todos los niveles.
Métodos como OKR (Objectives and Key Results) nos pueden ayudar a evaluar nuestra estrategia cualitativa y cuantitativamente de una manera periódica. ¿Cada cuánto? Dependerá de cada organización y de sus necesidades, os animamos a probar… y si no es suficiente, o es demasiado, a cambiar la frecuencia.
En cualquier caso, trabajemos con el marco de trabajo o métodos que trabajemos, os invitamos a no planificar, sino a tener planes en constante evolución. A implantar en nuestras organizaciones un sistema proactivo y periódico de inspección y adaptación de nuestros proyectos, productos o servicios.
Team Leader Grupo Expertos itsm4Agile
Comité de Estándares de itSMF España