Hemos hablado en los primeros artículos de la diferencia entre Proyectos Programas y Porfolios, y la diferencia entre Dirección, Gestión y Ejecución. Así que en éste, volviendo al Project Management, vamos a hablar de la importancia de los proyectos y la importancia de las metodologías con las que así poder utilizar le “medicina” correcta en cada momento.
Existen diferentes metodologías para el Project Management, y estas no dejan de ser un método de gestión de proyectos aplicables a cualquier proyecto del ámbito que sea, tamaño, cultura, u organización, donde se intenta controlar y gestionar aspectos elementales, como son la calidad, el alcance, los costes, el calendario, el riesgo y el beneficio. Pero hay una que trabaja la gestión por procesos a partir de los ➐ PTP (Principios, Temáticas y Procesos) y esa es Prince2.
La gestión de Proyectos ayuda a los Proyectos habituales a través de poder mantener las operaciones comerciales actuales, como la calidad de servicio, la rentabilidad,… lo que sería el negocio habitual, a lo que nos dedicamos y los no habituales transformando esas operaciones comerciales, donde podremos introducir cambios y transformar el negocio, buscando ese mejor resultado y el éxito del mismo.
Todo ello en busca de unos Beneficios a través de la gestión de los mismos, ya que de alguna manera es una herramienta de diagnostico que nos ayuda a obtener la calidad, evaluación y la garantía del trabajo monitorizando los trabajos del proyecto y controlando el resultado.
Como ya hemos hablado el Proyecto es una organización temporal, es decir tienen un principio y un fin establecido, creado para poder realizar y entregar unos productos comerciales según un Business Case (caso de negocio) que se haya conformado y establecido, a través de un equipo multidisciplinar (personas con distintas competencias que trabajan unidas para realizar e implantar ese cambio) y además es único, ya que podremos tener muchos proyectos parecidos, pero nunca iguales.
Prince2, es un método de gestión de los proyectos, que es sobre todo adaptable a cualquier organización como veremos en otros artículos y ello es aplicable y posible gracias a sus ➐ Principios (de carácter obligatorio, los cuales tienen sus bases a través lecciones aprendidas de proyectos anteriores, aportando así un marco de buenas prácticas). Estos ➐ Principios son:
➊ Justificación Comercial Continua
➋ Aprender de la Experiencia
➌ Roles y Responsabilidades
➍ Gestión por fases
➎ Gestión por excepción
➏ Enfoque en los Productos
➐ Adaptación para corresponder al entorno del proyecto.
Las ➐ Temáticas, describen y retratan los ámbitos del proyecto que deben poder gestionarse de manera continua durante la duración del proyecto,
➊ Business Case – ¿Por qué?
➋ Organización – ¿Quién?
➌ Calidad – ¿Qué?
➍ Planes – ¿Cómo? ¿cuándo? Y ¿Cuánto?
➎ Riesgos – ¿Qué pasa si…?
➏ Cambios – ¿Cuál es el impacto?
➐ Progreso – ¿A dónde vamos? ¿Debemos continuar?
Y finalmente los ➐ Procesos, que suceden a lo largo de la vida del proyecto. Y los cuales son un conjunto estructurado y organizado de las actividades para poder lograr un objetivo determinado, cogiendo uno o más de los aportes definidos para convertirlos en resultados. Estos siete procesos crean una detallada lista de actividades, los productos de gestión y las responsabilidades de cada Rol, necesarias para poder dirigir, gestionar y entregar el proyecto con éxito. Y estos Procesos son:
➊ Puesta en Marcha
➋ Dirección de un Proyecto
➌ Inicio de un Proyecto
➍ Control de una fase
➎ Gestión entrega de Productos
➏ Gestión de los límites de fase
➐ Cierre del Proyecto
Y como hemos hablado anteriormente, la Adopción y Adaptación que tiene dicha metodología, hace que se pueda implementar y adaptar a las distintas organizaciones, adaptando cada uno de los elementos tratados en cada proyecto, teniendo así el control necesario y adecuado. Obteniendo los distintos Beneficios como, hablar con un leguaje común, centrado en los productos, promoviendo además la mejora continua en todo momento, aprendiendo de la experiencia, con revisiones constantes de los progresos, y aplicando la gestión por excepción de tal forma que es una manera de controlar cualquier desviación que pueda existir.
Si te has quedado con ganas de saber más, en artículos posteriores iremos desarrollando cada uno de los ➐PTP.
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