7 TIPs & TRICKS para la integración de sistemas #Itsm4SIG
Comencemos el camino de la gestión de la diversidad con estos 7 Tips & Tricks que nos ayudarán a reflexionar sobre el estado del arte del gobierno y la gestión de los sistemas integrados en nuestra organización.
1. Contexto de la Organización.
Conocer el análisis del contexto de la organización, cuestiones internas y externas, partes interesadas (habitualmente llamados Grupos de Interés) y el Mapa de procesos de la organización resulta de vital importancia.
¿Conoces esta información de tu organización?
Una buena noticia, si no la conoces, puedes encontrarla en las Memorias no Financieras o en las Memorias de Sostenibilidad, que han de ser públicas para empresas de más de 250 trabajadores o entidades de interés público. En concreto si están desarrolladas con GRI Standards esta información la encontrarás en los apartados 102* de las memorias.
Para empresas pequeñas, seguro algo hallarás consultando al Responsable de Calidad de tu organización.
2. Liderazgo.
Las organizaciones que tienen sistemas de gestión generalmente publican su Compromiso y Políticas en las páginas web. Si las personas de la organización no las conocen difícilmente podrán llevarse a cabo.
Además, la Dirección ha de comprometerse identificando los roles, responsabilidades y autoridades para el funcionamiento de los sistemas.
¿Existe en tu organización un rol integrador?
Este es uno de los principales GAPs identificados, es necesario establecer una persona o grupo de personas, que velen por la unidad y gestionen la diversidad de la organización.
3. Planificación.
Toda gestión requiere de un análisis de Riesgos y Oportunidades, relacionados con el contexto de la organización del apartado 1, que nos lleve a definir unas acciones para abordarlos. Sólo a través de esta gestión conseguiremos establecer adecuadamente los objetivos y planes de actuación. Estos se materializan en diferentes Programas que deberán ser desplegados en la organización.
¿Los objetivos y planes de tu unidad organizativa han tenido en cuenta esta gestión de riesgos?
Una manera de abordar este punto es mediante reuniones colaborativas que establezcan esta gestión de riesgos de forma global pero a su vez contemplando todas las necesidades específicas.
Los distintos Programas han de estar conexionados para dar respuesta en su globalidad al riesgo general de la compañía.
4. Apoyo.
Dentro de este apartado nos encontramos con la necesidad de Optimizar Recursos, parece obvio que este es un tema que nos ayudará a mejorar la rentabilidad de la organización.
Pero el punto más importante se centra en las personas, la transformación digital conlleva sin duda grandes esfuerzos en la gestión y atracción del Talento digital, el desarrollo de las competencias digitales y la toma de conciencia ante este gran cambio.
¿Cuenta tu organización con un programa de Gestión del Talento digital?
Este programa, aunque este liderado por departamentos de RRHH, ha de estar diseñado desde el conocimiento tecnológico y desde la perspectiva del cambio. Es de vital importancia la colaboración y un cuidado Plan de comunicación que lo apoye.
Ni que decir tiene que la información documentada este planteada con un esquema común que aúne esfuerzos en pro de la gestión del conocimiento colectivo.
5. Operación.
Uno de los principales retos en la integración está relacionado con el control operacional, aquí se desarrollan los principales procesos de la cadena de valor de nuestra compañía, procesos de marketing y venta, compras y logística, y otros procesos operativos de entrega de valor a nuestros consumidores.
¿Conocemos las necesidades y expectativas de nuestros consumidores?
Toda la cadena de valor debería poner foco en el consumidor, los programas de transformación digital, sus proyectos y servicios relacionados han de gestionarse con equipos multidisciplinares que sin duda los llevarán al éxito.
6. Evaluación del desempeño.
Sin duda este es uno de los apartados donde la tecnología aporta un gran valor para el seguimiento y medición de los procesos de la organización y su estrategia. Tecnologías como Bussines Inteligence, Bigdata permiten obtener información para la mejora en la toma de decisiones de negocio.
¿Existen KPI tecnológicos en los cuadros de mando de la organización?
Las organizaciones digitales han de contemplar ciertos KPI ofrecidos desde la gestión de la tecnología que sin duda repercuten en el negocio. Se me ocurren dos muy importantes, los costes relacionados con la operación de nuestros sistemas en Cloud (por su capacidad de redimensión acorde a las necesidades del negocio) y las incidencias graves de seguridad que sin duda influyen en la reputación de nuestras organizaciones.
7. Mejora Continua.
Analizar las No Conformidades de forma transversal permite establecer Acciones Correctivas que solventen definitivamente los problemas de la organización, sino tiraremos de los famosos “work around”, que a mí me gusta llamar “ñapas” que deberíamos de evitar
Tampoco nadie concibe en la actualidad la Mejora continua sin Transformación digital.
¿Existe un rol que coordine la Mejora continua de forma integrada?
Sin duda este rol es uno de los más complicados de encontrar ya que ha de tener un elevado conocimiento estratégico y del negocio, las competencias de un CIO para sacar el máximo partido a la tecnología y además formar parte de la alta dirección para una transformación ágil que requiere el entorno.
Estas reflexiones se pueden realizar desde varias ópticas, y por diferentes responsables de sistemas de gestión, pero como estamos en una asociación de profesionales de las tecnologías, si tienes el rol de CIO, comprueba el estado de madurez de tu organización reflexionando estos 7 TIPS and TRICKS.
Sobre estas y otras reflexiones trabajaremos, tenemos un interesantísimo e inhóspito reto en el grupo de trabajo #itsm4SIG
NOTA: Dentro del apartado 102 de las Memorias GRI hay diferentes subapartados, los mencionados estarían en:
- 102-15 Principales impactos, riesgos y oportunidades
- 102-40 Lista de grupos de interés, 102-42 Proceso de definición de los grupos de interés y 102-43 Enfoque para la participación de los grupos de interés.
Team Leader itsm4SIG
Comité de Estándares de itSMF España