Criterios para elegir la herramienta de Automatización de Procesos correcta

El crecimiento del número de herramientas en el mercado hace cada vez más complejo cual elegir. Veamos algunas claves para su elección.

Hace 5 años el número de herramientas de automatización de procesos se podían contar con los dedos de una mano. Desde entonces su número ha ido creciendo, teniendo ahora un panorama de no menos de 40 soluciones en el mercado. De ahí que muchos clientes nos preguntan qué herramienta elegir englobando en ellas soluciones de RPA (Robotic Process Automation) con o sin capacidades cognitivas. Mi primera respuesta suele ser que esta decisión va a estar determinada por la tipología de procesos, tecnologías que dan soporte a dichos procesos y, sobre todo, a cuál va a ser su hoja de ruta y estrategia de automatización.
Veamos un conjunto de criterios que nos pueden ayudar a elegir cual nos puede convenir más.

Criterios para seleccionar la herramienta de automatización.

1. Facilidad de implementación y automatización de procesos. Una de las características de estas tecnologías son su facilidad de implementación, pero no todas tienen la capacidad de automatizar procesos sin generación de código. La reducción de código mejora la estabilidad y aprovecha todas las capacidades de la herramienta.

2. Facilidad de uso. La herramienta seleccionada debe ser flexible, fácil de usar y controlar, así como disponer de formación de calidad para los equipos técnicos, arquitectos y de análisis. Si esta formación es gratuita, mucho mejor.

3. Arquitectura. Soluciones con una arquitectura escalable, segura y sobre todo estable que redunda una mayor disponibilidad y continuidad de la operación de los procesos automatizados. La herramienta debe tener arquitecturas certificadas tanto para una implementación onpremise como en cloud, así como soluciones hibridas.

4. Tecnología y funcionalidades. Algunas de las capacidades técnicas que debe tener la herramienta son:
a. Capacidades de Interacción con sistemas/aplicaciones, ya sean nativas o por acceso remoto.
b. Seguridad en el control accesos y de credenciales, encriptación de comunicaciones, trazabilidad de los procesos e invulnerabilidad de logs.
c. Capacidad de construcción de componentes y reaprovechamiento eficiente de los mismos.
d. Capacidades cognitivas intrínsecas o por integración de terceros.
e. Capacidades de explotación en tiempo real de los datos gestionados por los procesos.
f. Capacidad de gestión de excepciones incluyendo “human-in-the-loop”
g. Soporte a todo el ciclo de vida de vida de automatización proporcionando ayuda en el análisis de procesos, control de documentación y componentes
h. Existencia de una hoja de ruta de la evolución de la solución.

“Para una correcta selección de herramienta de automatización es imprescindible tener definida la hoja de ruta y estrategia de automatización.»

5. Red de partners. Existencia de una red amplia e internacional de partners ya sean generalistas o de nicho que dispongan de un conocimiento y experiencia en la herramienta.

6. Escalabilidad. Uno de los aspectos importantes es la escalabilidad. Buenas soluciones para unos pocos robots se ven ineficientes e inoperables cuando existe un gran número de robots y procesos automatizados. Una característica muy ligada a la escalabilidad es la posibilidad de integración con soluciones de terceros que pueden ser empleadas en el propio proceso de automatización de manera sencilla.

7. Mantenibilidad y Soporte de Fabricante. Se deben seleccionar herramientas estables con bajo mantenimiento y un buen soporte de fabricante tanto para entornos de desarrollo como operación con niveles de servicio exigentes. Estas características redundan en una reducción del coste de propiedad y en una mayor disponibilidad y continuidad del negocio.

8. Coste de propiedad (TCO). Contemplando en él varios factores como son las necesidades y costes de infraestructura, coste de operación y mantenimiento, eficiencia en la reutilización de componentes, costes de licencias o suscripciones. Los modelos simples de precio de licenciamiento son fácilmente entendibles y permiten su predicción, para lo que es imprescindible conocer la hoja de ruta y estrategia de automatización de la cada empresa.

Conclusión

Cada empresa debe contemplar los criterios anteriores antes de seleccionar la herramienta de automatización. Cada solución tiene un enfoque y propósitos específicos. Así para evaluar todo su potencial y capacidades, se tendrá que priorizar uno o más criterios sobre los demás y elegir el que se ajuste mejor a sus necesidades actuales y futuras.

Marcos Navarro Alcaraz
Team Líder Grupo de Trabajo ITSM4RPA-AI
Comité de Estándares itSMF España